DECLARACIÓN EN EL DÍA INTERNACIONAL DEL DERECHO DE ACCESO UNIVERSAL A LA INFORMACIÓN

 

DECLARACIÓN DE LA COALICIÓN PRO ACCESO EN EL DÍA INTERNACIONAL DEL DERECHO DE ACCESO UNIVERSAL A LA INFORMACIÓN

Con motivo de la celebración del Día Internacional del Derecho de Acceso Universal a la Información del 28 de septiembre de 2021, los miembros de la Coalición Pro Acceso presentan la siguiente Declaración:

Ratificando los diez principios aprobados por la Coalición Pro Acceso y que son el eje fundamental de su actuación y las garantías que debe tener cualquier ordenamiento jurídico sobre el derecho de acceso a la información:

• 1. El derecho de acceso a la información es un derecho fundamental de toda persona.
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• 2. El derecho de acceso a la información se aplica a todas las entidades públicas, a todos los poderes del Estado y a todas aquellas entidades privadas que realicen funciones públicas.
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• 3. El derecho de acceso a la información se aplica a toda la información elaborada, recibida o en posesión de las entidades públicas, sin importar cómo esté almacenada.
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• 4. Realizar solicitudes debe ser sencillo, rápido y gratuito.
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• 5. Cada entidad pública debe nombrar responsables de información encargados de procesar solicitudes, así como ayudar a los solicitantes.
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• 6. Prevalencia de la Ley de Transparencia en materia de acceso a la información sobre leyes que contengan un régimen de acceso a la información.
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• 7. Las denegaciones de acceso a la información deben ser limitadas y estar debidamente motivadas, enmarcadas en los límites establecidos en los estándares internacionales y sujetas a una prueba de daño y de interés público.
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• 8. Publicación proactiva: Las entidades públicas, a iniciativa propia, deben poner a disposición del público información básica y esencial sin que sea necesario realizar una solicitud.
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• 9. El derecho de acceso a la información debe ser garantizado por un órgano independiente.
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• 10. Acceso a la justicia. Toda persona tiene derecho a recurrir las denegaciones de acceso o la no contestación a las solicitudes realizadas.

Recordando que, aunque en España exista una Ley de Transparencia que regula el derecho de acceso a la información, esta ley no cumple con todos los principios de la Coalición Pro Acceso; especialmente falla en la falta de reconocimiento de este derecho como un derecho fundamental.

Destacando la importancia del acceso a la información, especialmente en momentos críticos como los sucedidos por la pandemia de la Covid-19, para evitar que en un futuro cercano este derecho sea suspendido por situaciones derivadas de problemas sociales, económicos, climáticos o de cualquier naturaleza que nos afecten como sociedad.

Resaltando que la falta de reconocimiento del derecho de acceso a la información como derecho fundamental en España ha derivado en un diverso y complejo marco legal para aquellos ciudadanos y ciudadanas que deseen ejercer su derecho a acceder a la información.

Demandando el reforzamiento de los órganos garantes de este derecho, para que gocen de mayores recursos y poderes para exigir el cumplimiento de las obligaciones por parte de los organismos públicos que tienen la información y así evitar que ignoren o impugnen sin motivo las decisiones de estos órganos.

Recordando los múltiples compromisos que se encuentran en el IV Plan de Acción de Gobierno Abierto para mejorar la transparencia en España y donde destacan la reforma de la Ley de Transparencia, la firma y ratificación del Convenio del Consejo de Europa sobre Acceso a Documentos Públicos, la realización de debates para un posible reconocimiento de este derecho como un derecho fundamental, entre otros.

Por todo ello, volvemos a hacer un llamamiento al Gobierno de España para que:

• a. Derecho fundamental: Reconozca el derecho de acceso a la información como derecho fundamental y adopte una ley orgánica de transparencia.
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• b. Toda entidad pública: El derecho abarque a todas las autoridades públicas perteneciente a cualquiera de los poderes Ejecutivo, Legislativo y Judicial y a todos los niveles de la estructura gubernamental (nacional, regional y local), así como a toda entidad propiedad del gobierno o controlada por él que presten servicios o ejerzan funciones públicas. También abarcará a cualquier persona natural o jurídica que realice funciones y/o servicios públicos o que operen mayoritariamente con fondos públicos, pero solamente con respecto a los fondos públicos recibidos o a las funciones y servicios públicos desempeñados.
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• c. Toda la información: El derecho se aplique a toda la información en manos de las entidades públicas sin importar la fecha de creación, salvo las que se vean afectadas de manera justificada por uno o varios límites, y se elimine el artículo 18.1.b de la Ley de Transparencia, que excluye cierta información del alcance de la ley. El derecho de acceso a la información incluya el derecho de consulta de los documentos en los que dicha información se encuentra registrada, siempre que no exista una limitación física o sea aplicable una excepción para ello.
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• d. Acceso abierto a la documentación histórica: Publicación de los instrumentos de descripción en formato abierto de todos los fondos de documentos históricos, para facilitar el acceso a la investigación de los mismos.
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• e. Excepciones limitadas: Para asegurar que la Ley de Transparencia cumpla con los estándares internacionales y no establezca condiciones que limiten el derecho distintas a las que señalan estos estándares, pedimos eliminar las causas de inadmisión señaladas en el artículo 18 de la Ley de Transparencia y, de esta forma, se tramiten todas las solicitudes de información en manos de los sujetos obligados. Desde la CPA recordamos que en los casos en que se alegue un uso abusivo del derecho, se aplicará lo establecido en el artículo 7 del Código Civil, debiendo siempre justificarse la medida tomada para evitar el abuso conforme al artículo 35.1a) de la Ley 39/2015. En una futura ley orgánica de transparencia se deben incluir medidas que permitan hacer una correcta ponderación entre los derechos sobre la protección de datos de carácter personal y el acceso a la información, siempre tomando en cuenta el interés público de la transparencia.
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• f. Prevalencia de la Ley de Transparencia: La ley de Transparencia debe tener la categoría de ley orgánica porque desarrolla un derecho fundamental. Esto significa que el derecho fundamental de las personas prevalece sobre cualquier otro régimen de acceso a la información, salvo que garantice un acceso más amplio y otorgue mayores garantías al solicitante. Esto requiere enmendar la Disposición Adicional Primera y derogar ciertas normativas, entre las que se encuentra el régimen de acceso a archivos regulado en el Real Decreto 1708/2011.
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• g. Una única vía para solicitudes y para recurrir: Se puedan presentar por la misma vía solicitudes de acceso a cualquier información o documento en manos de cualquier entidad pública sin tener que especificar la normativa aplicable, y pudiendo interponer reclamaciones contra las decisiones recibidas, sin importar el régimen de acceso aplicado al Consejo de Transparencia y Buen Gobierno u órganos autonómicos análogos.
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• h. Para todas y todos, sin identificación: Elimine el requisito de identificación para poder ejercer el derecho de acceso a la información. Debe garantizar que sea un derecho al alcance de todas y todos, sencillo de ejercer, sin formalismos burocráticos y donde no se requiera la utilización de aplicaciones informáticas que soliciten la identificación electrónica, bastará con proporcionar un correo electrónico o postal para recibir la información.
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• i. Sanciones por incumplimiento del derecho de acceso y de las obligaciones de publicidad activa: Los órganos garantes del derecho cuenten con las facultades suficientes para supervisar el cumplimiento de las obligaciones de transparencia y puedan sancionar a aquellas instituciones que no las cumplen. Además, el Consejo de Transparencia y Buen Gobierno y el resto de los órganos garantes en España deben contar con los recursos humanos, materiales y financieros necesarios para hacer frente a su labor.
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• j. Mayor publicación proactiva: Se publique más información de forma proactiva, en formatos reutilizables, especialmente aquella información que es de mayor interés público, así como la relacionada con la consecución de los Objetivos de Desarrollo Sostenible (ODS) y aquella que ha sido solicitada frecuentemente por la ciudadanía.
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• k. Conocimiento abierto: Se publique la información derivada de investigaciones científicas e informes de consultorías financiados con recursos públicos con licencias que permitan su reutilización.
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• l. Transparencia de los algoritmos: Dar acceso al código fuente de programas y algoritmos utilizados por las administraciones públicas, así como garantizar el acceso a los datos y programas contratados que se utilizan para entrenar a los algoritmos, permitiendo la posibilidad de auditar los resultados que se arrojen con el uso de esta tecnología. La normativa reguladora deberá establecer la obligación de notificar a los ciudadanos y ciudadanas cuando una decisión que les afecte, directa o indirectamente, haya sido tomada haciendo uso de esta tecnología.
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• m. Información fácil de entender: Garantice que la información clave publicada de manera proactiva se encuentre expresada en un lenguaje sencillo.
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• n. Registros Abiertos: Acceso en formato abierto a todos los datos contenidos en los registros públicos, priorizando el Registro Mercantil.
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• o. Transparencia de lobby: Establezca una regulación de lobby que garantice el acceso a la información sobre quién está haciendo lobby, y la toma de decisiones y leyes en torno a las cuales se ha realizado esa actividad, así como la transparencia de cualquier tipo de participación pública que afecte a la toma de decisiones.
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• p. Fondos Europeos Abiertos: Asegure la publicación proactiva sobre el uso de todos los fondos europeos, especialmente de aquellos del instrumento de recuperación Next Generation EU y en particular de los fondos del Mecanismo de Recuperación y Resiliencia, publicando, entre otros datos claves, información sobre todos los beneficiarios de estos fondos.
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• q. Cambio Climático: Publique información relevante relacionada con las medidas y acciones que se estén llevando o se llevarán a cabo para prevenir el cambio climático, así como la publicación de toda aquella información que permita a la ciudadanía conocer la situación climática actual y propicie el debate de las actuaciones conjuntas que se puedan realizar en el presente y futuro inmediato para evitar catástrofes con implicaciones sociales, económicas, sanitarias y políticas, tal como ha ocurrido con la pandemia de la Covid-19.
• 
  
• r. Compromiso Internacional: Firme y ratifique el Convenio del Consejo de Europa sobre Acceso a los Documentos Públicos, que entró en vigor el 1 de diciembre de 2020.

Dada la importancia en lograr la recuperación tras la pandemia y en la renovación democrática, desde la Coalición Pro Acceso, instamos al Gobierno de España a que establezca las medidas necesarias para garantizar una verdadera transparencia, comenzando por dotar de suficientes recursos humanos y económicos al Consejo de Transparencia y Buen Gobierno para el cumplimiento efectivo de sus funciones, resuelva las solicitudes de acceso a la información en los plazos establecidos en la Ley de Transparencia y cumpla con las resoluciones que emita el Consejo.

Desde la Coalición Pro Acceso estamos al tanto que muchas de estas demandas se encuentran dentro de los compromisos del IV Plan de Acción de Gobierno Abierto. Por lo que instamos al cumplimiento del calendario establecido para su ejecución, teniendo en cuenta que el Mecanismo de Revisión Independiente ha señalado que algunos supondrían un avance sustancial para la transparencia en España.

Demandas que desde la Coalición Pro Acceso ratificamos hoy, Día Internacional del Derecho de Acceso Universal a la Información.

En Alicante, a 28 de septiembre de 2021. 

• Access Info Europ
• Archiveros Españoles de la Función Pública (AEFP)
• Asociación Andaluza para la Defensa de los Animales (ASANDA)
• Asociación de Archiveros y Gestores de documentos del Principado de Asturias (AAPA) 
• Asociación de la Prensa de Madrid (APM)
• Asociación de Usuarios de la Comunicación (AUC)
• Asociación Española de Acreditación de la Transparencia (ACREDITRA) 
• Asociación Innovación y Derechos Humanos (ihr.world)
• Asociación Pro Derechos Humanos de España (APDHE)
• Associació Ciutadania i Comunicació (ACICOM)
• Associació d´Arxivers i Gestors de Documents Valencians (AAV)
• Col-legi oficial de Bibliotecaris i Documentalistes de la Comunitat Valenciana (COBDCV) Confederación de Consumidores y Usuarios (CECU)
• Coordinadora de Organizaciones para el Desarrollo 
• Daniel Ruiz Nodar. Profesor Universidad Carlos III Federación de Sindicatos de Periodistas (FeSP) Fundación Civio
• Fundación Cultura de Paz 
• Fundación Global Nature 
• Fundación Hay Derecho 
• Gobierno Transparente
• Iniciativa Barcelona Open Data
• Manuel Sánchez de Diego. Profesor de la Universidad Complutense de Madrid 
• Observatorio de RSC
• Plataforma en Defensa de la Libertad de Información (PDLI) 
• SEO/BirdLife
• Sociedad Española de Documentación e Información (SEDIC) 
• Transparencia Internacional España
• Xnet

Académicos y organizaciones externas que apoyan la Declaración:

• Associació de Professionals de l’Arxivística i la Gestió de Documents de Catalunya (AAC)
• Blueprint for Free Speech
• Centre d'Estudis sobre Dictadures i Democràcies. Universitat Autònoma de Barcelona (CEDID-UAB)
• Escola Superior d’Arxivística i Gestió de Documents (ESAGED) de la Fundació Universitat Autònoma de Barcelona (FUAB)
• Hugo Aznar. Profesor CEU – Universidad Cardenal Herrera
• Observatorio Valenciano de Datos abiertos y transparencia / Cátedra de transparencia y gestión de datos

LA SOCIEDAD CIVIL PIDE RECURSOS SUFICIENTES PARA VELAR POR LA TRANSPARENCIA

Con ocasión del próximo debate de los Presupuestos Generales del Estado 2018, Access Info Europe y 19 organizaciones de la Coalición ProAcceso (1), entre las que se encuentra la Asociación de Archiveros y Gestores de Documentos del Principado de Asturias (AAPA), instan a los grupos parlamentarios a garantizar que el Consejo de Transparencia y Buen Gobierno (CTBG) disponga de los recursos suficientes para llevar a cabo su labor de vigilancia y control de la transparencia.

Según las informaciones publicadas recientemente, la dotación presupuestaria del organismo que vela por el cumplimiento de la Ley de Transparencia en los Presupuestos Generales de 2018 se ha reducido un 22% respecto al año anterior.

Las organizaciones ponen de manifiesto que esta reducción de presupuesto merma la independencia del CTBG y puede hacer que, en la práctica, este organismo tenga muy difícil cumplir con su misión de vigilar el cumplimiento de las obligaciones de publicidad y salvaguardar el ejercicio de derecho de acceso a la información pública.

Recuerdan, además, que, en la práctica, el CTBG tiene numerosos litigios abiertos -principalmente por el Gobierno o empresas públicas como RTVE- contra sus resoluciones, que suponen recursos que salen de estos presupuestos.

“Esta reducción presupuestaria es inaceptable. De producirse, se corre el riesgo de que todos los avances en transparencia de los últimos años queden en papel mojado”, ha declarado Helen Darbishire, directora ejecutiva de Access Info Europe.

“Este es un momento crucial para la transparencia, los grupos parlamentarios deben materializar sus compromisos con la transparencia y dotar al CTBG de los medios suficientes para desempeñar estas labores” ha añadido Darbishire.

Las organizaciones apuntan, además, la importancia de disponer de un organismo de supervisión que sea no solo independiente si no también con poderes de inspección y sanción. Por ello, piden que se continúe avanzando en este tema a través de la Ley de Protección de denunciantes que está en el debate en el Congreso de los Diputados propuesta por el grupo parlamentario de Ciudadanos.


(1) Organizaciones firmantes:

• Access Info Europe
• Asociación de Archiveros de Castilla y León (ACAL)
• Asociación de Archiveros y Gestores de Documentos del Principado de Asturias (AAPA)
• Asociación de la Prensa de Madrid (APM)
• Asociación Española de Acreditación de la Transparencia (ACREDITRA)
• Asociación para la Comunicación e Información Medioambiental (ACIMA)
• Asociación Pro Derechos Humanos de España (APDHE)
• Associació Ciutadania i Comunicació (ACICOM)
• Associació d’Arxivers i Gestors de Documents Valencians
• Centro de Investigación y Estudios sobre Coherencia y desarrollo (CIECODE)
• Coordinadora de ONGD
• Fundación Ciencias de la Documentación
• Fundación Cultura de Paz
• Fundación Hay Derecho
• Greenpeace
• Innovación y Derechos Humanos (ihr.world)
• Observatorio Ciudadano Municipal de Jerez
• OpenKratio
• PDLI, Plataforma en Derecho de la Libertad de Información
• Reporteros Sin Fronteras, Sección Española (RSF)

Desde la AAPA y junto con la Coalición Pro-Acceso, seguiremos defendiendo el derecho de acceso a la información pública: el derecho de toda persona a solicitar y recibir información de entidades públicas; la obligación de las entidades públicas a publicar información sobre sus funciones de manera proactiva. Para lograrlo, será fundamental la exigencia de documentar el ejercicio público y garantizar la correcta gestión de los documentos, para que esa información sea íntegra, auténtica, fiable y pueda estar disponible con plena legalidad.

EL ACCESO A LA INFORMACIÓN DURANTE LA PANDEMIA DE CORONAVIRUS

La Asociación de Archiveros de Asturias (AAPA), como miembro de la Coalición Pro Acceso, junto casi una treintena de organizaciones, ha pedido hoy al Gobierno que garantice el ejercicio del derecho de acceso a la información, después de que se hayan suspendido los plazos administrativos por el estado de alarma, declarado el pasado 14 de marzo con motivo de la crisis del coronavirus.

 

Fieles a los fines de la AAPA, desde la Coalición ProAcceso defendemos y promovemos el derecho al acceso a la información junto con otras asociaciones profesionales y colectivos ciudadanos., implicándonos en las modificaciones legislativas, participando en la divulgación del derecho a saber y vigilando el cumplimiento de los compromisos de transparencia y buen gobierno de las entidades públicas.

Consideramos que el acceso a la información es fundamental y muy especialmente en una situación como el actual estado de alarma con motivo del Covid-19, por eso en una carta dirigida a la Ministra de Política Territorial y FunciónPública, Carolina Darias, los miembros de la Coalición Pro Acceso denunciamos los efectos que esta pandemia está teniendo sobre la transparencia y el acceso a la información, un derecho fundamental que debe ser protegido especialmente en tiempos de crisis.

Si queremos que los ciudadanos confíen en las instituciones, es imprescindible que estos conozcan sus actuaciones y aseguren la adecuada rendición de cuentas por parte del gobierno. Por eso, destacamos también las siguientes peticiones presentadas en esa carta: 

• > Modificar el Real Decreto 463/2020, incluyendo el derecho de acceso a la información entre las excepciones de suspensión de plazos administrativos.
•  
• > Continuar, en la medida de lo posible, con la tramitación de las solicitudes recibidas antes o durante el estado de alarma no relacionadas con la pandemia, evitando que la resolución se prolongue en el tiempo.
•  
• > Responder de forma prioritaria a todas aquellas solicitudes relacionadas con la Covid-19. En base a lo establecido en el apartado cuarto de la Disposición Adicional Tercera del Real Decreto, que permite la continuación de procedimientos administrativos relacionados con la pandemia; 
•  
• > Documentar debidamente la toma de decisiones y las actuaciones públicas que se lleven a cabo, así como asegurar la correcta gestión de toda la información.
•  
• > Crear una página web o una sección en el Portal de Transparencia dedicada exclusivamente a la Covid-19, donde se publique de manera proactiva y centralizada toda la información relacionada con la gestión de la pandemia (sanitaria, legal, laboral, económica, científica, presupuestaria, medioambiental…) a nivel nacional, autonómico y local, ofreciendo los datos con la mayor desagregación posible (barrios). Todos los datos deberán publicarse en formatos abiertos y reutilizables, con sus respectivos metadatos, y deberán ser incluidos, además, en un catálogo especial sobre la Covid-19 en el portal datos.gob.es; 
•  
• > Publicar proactivamente y de forma inmediata
• - la conformación del o de los comités científicos, así como los informes en los cuales se basan las decisiones tomadas por el Gobierno; 
• - toda la información relacionada con la contratación pública de emergencia, incluyendo intermediarios, beneficiarios, contratos, liquidación, ejecución, etc. 
• > Mantener un soporte digital de toda la información relacionada con la Covid-19 que permita la trazabilidad de las acciones realizadas y, por ende, garantice la adecuada rendición de cuentas.
•  
• > Garantizar la protección de la privacidad, asegurando que el seguimiento y la vigilancia digital usada para proteger la salud de los ciudadanos sea una medida temporal y supervisada constantemente por especialistas y miembros de la sociedad civil, permitiendo una completa transparencia del uso dado a los datos recolectados.

Todas estas peticiones también se harán llegar en los próximos días a los diferentes gobiernos autonómicos.


Entidades que nos adherimos a la petición

• Access Info Europe
• Archiveros Españoles de la Función Pública (AEFP)
• Asociación Andaluza para la Defensa de los Animales (ASANDA)
• Asociación de Archiveros de Castilla y León (ACAL)
• Asociación de Archiveros y Gestores de Documentos del Principado de Asturias (AAPA)
• Asociación de Usuarios de la Comunicación (AUC)
• Asociación Española de Acreditación de la Transparencia (ACREDITRA)
• Asociación Innovación y Derechos Humanos (ihr.world)
• Asociación para la Comunicación e Información Medioambiental (ACIMA)
• Asociación Pro Derechos Humanos de España (APDHE)
• Associació Ciutadania i Comunicació (ACICOM)
• Cibervoluntarios
• CIECODE
• Coordinadora ONGD – España
• Fundación Civio
• Fundación Compromiso y Transparencia
• Fundación Hay Derecho
• Gobierno Transparente
• Greenpeace España
• Manuel Sánchez de Diego
• Observatorio de RSC
• Plataforma en Defensa de la Libertad de Información (PDLI)
• Red de Abogados y Abogadas para la Defensa Ambiental (RADA)
• Reporteros Sin Fronteras, Sección Española
• Sociedad Española de Documentación e Información Científica (SEDIC)
• Xnet

TRANSPARENCIA: DESESTIMADO POR INEXISTENCIA DEL DOCUMENTO

[ACTUALIZADO: FEBRERO 2019]

#DERECHOASABER - #DIADERECHOASABER - #TRANSPARENCIA

La AAPA ha hecho uso del derecho de acceso a la información pública para conocer cuánto hay de cierto en las repetidas declaraciones del Gobierno del Principado de Asturias y sus representantes, sobre su programa integral en materia de archivo y documentación en los órganos judiciales de Asturias.

Desde 2017, hemos localizado numerosas fuentes de información que hacen alusión a dicho programa o plan de actuación (pues se alternan las denominaciones), para solucionar los problemas organizativos existentes en la gestión de los documentos judiciales de los organismos de la región. Destacamos alguna de esas referencias:

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• 30/08/2017 > El Principado pondrá en marcha un plan de archivos judiciales por la saturación de expedientes: "La directora de Justicia asegura que habrá dos vías de actuación. El Principado pondrá en marcha un plan de archivos judiciales por la saturación de expedientes que hay en los juzgados. En declaraciones a TPA, la directora de Justicia, Encarnación Vicente, asegura que habrá dos vías de actuación. Por un lado, se pondrá en marcha una Junta de Expurgo, que destruirá los documentos que ya no se usan. Por otro, se está buscando un local para instalar allí los expedientes que no son de uso habitual.
• 
  
• 13/10/2017 > Acuerdo de desconvocatoria de huelga firmado por la Directora General de Justicia y los miembros del comité de huelga de las organizaciones sindicales: 9.- Archivos judiciales. La Administración se compromete a ejecutar un Plan de Actuación en los archivos judiciales que contribuya a solucionar los problemas organizativos actualmente existentes.
•  
• 05/11/2017  > El Principado inicia en el Palacio de Justicia de Oviedo un programa para reorganizar los archivos de los órganos judiciales: La Consejería de Presidencia y Participación Ciudadana, a través de la Dirección General de Justicia, ha iniciado en el Palacio de Justicia de Oviedo un programa para reordenar los archivos de los órganos judiciales del Principado. […] El Gobierno de Asturias atiende con este programa una demanda relacionada con este tipo de archivos, lo que permitirá resolver en primer lugar la escasez de espacio en el Palacio de Justicia de Oviedo y habilitar otros nuevos. También se da cumplimiento a uno de los puntos del acuerdo alcanzado con las organizaciones sindicales que permitió, el pasado mes de octubre, la desconvocatoria de la huelga del personal de este ámbito.
•  
• 11/11/2017 > La capacidad de los juzgados asturianos está al límite: El Principado contrata a una empresa especializada para limpiar, documentar y destruir lo necesario. Ante la falta de espacio en los juzgados para guardar los miles de expedientes que se acumulan año a año, el Principado acaba de contratar a una empresa especializada. Su misión será la de limpiar, documentar y destruir lo que no sea necesario. Los expedientes anteriores a 1992 se llevarán al Archivo Histórico para así, dejar espacio y seguir acumulando. Algunos juzgados aseguran estar al límite y ya guardan carpetas hasta en los pasillos. 
•  
• 28/06/2018 > Sesión del Pleno de la Junta General del Principado de Asturias. Asunto número 9: pregunta de la Diputada del Grupo Parlamentario Ciudadanos doña Diana María Sánchez Martín al Consejero de Presidencia y Participación Ciudadana sobre si se ha creado la Comisión de Expurgo y, en su caso, cuánto dinero ha invertido el Gobierno del Principado en su creación (10/0186/0345/06952). De la esa intervención en el Pleno destacamos las siguientes declaraciones del Consejero de Presidencia y Participación Ciudadana, Guillermo Martínez: "La convocatoria de la junta de expurgo forma parte de un Programa integral en materia de archivo de expedientes y documentación en los órganos judiciales que el Gobierno había contemplado en el proyecto de presupuestos para el años 2018, con una partida de medio millón de euros. La situación de prórroga presupuestaria no nos permite el desarrollo, por tanto, de todas las acciones contempladas en ese plan de archivos judiciales, pero sí estamos articulando diferentes medidas para actuar sobre la situación de algunos órganos judiciales".
• 
  
• 12/07/2018 > Principado y Justicia conforman la Junta de Expurgo de documentos judiciales. El inicio de la actividad de la junta es una de las acciones previstas por el Gobierno de Asturias para poner en marcha un Plan de Archivos Judiciales y acometer una actuación integral en los espacios de almacenamiento de juzgados y tribunales.
• 
  

Según las declaraciones del Consejero de Presidencia y Participación Ciudadana en sede parlamentaria y las reiteradas alusiones en los medios de comunicación, pese a que no fue aprobado el proyecto de presupuestos, las actuaciones que se están llevando a cabo se promocionan como medidas parciales que siguen la estrategia definida en dicho plan/programa de archivos judiciales (así se promocionó, por ejemplo, la contratación a la que se refiere la noticia del 11/11/2017, contrato menor con número de expediente 41-17-ME).

  

Recordemos que, según Resolución R/0025/2018 (100-000289) del Consejo de Transparencia y Buen Gobierno, los altos cargos políticos han de facilitar los informes y estudios que avalen los datos que trasladen a la opinión pública: se reconoce el derecho de acceso a todos aquellos informes, estudios y/o documentos públicos utilizados como fundamento de los datos económicos y afirmaciones vertidas por un representante (en aquel caso un Ministro) en sus comparecencias (entonces, ante el Congreso de los Diputados).

No habiendo localizado información alguna al respecto entre los planes y programas estratégicos del gobierno, publicados en el Portal de la Transparencia de Asturias, el pasado 1 de agosto la AAPA registró una consulta dirigida a la Dirección General de Justicia en los siguientes términos:

• INFORMACIÓN QUE SE SOLICITA: "Programa integral en materia de archivo de expedientes y documentación en los órganos judiciales". En alusión al mismo programa, también solicitamos acceso a los documentos en los que se substancien el análisis y estudio de la viabilidad del proyecto; la definición del alcance, objetivos, responsables de su ejecución y presupuesto asignado; el cuadro de mando establecido para su seguimiento y evaluación (indicadores, responsables y prioridades establecidas), y la calendarización prevista.
• 
  
• MOTIVO POR EL QUE SOLICITA LA INFORMACIÓN: De forma repetida se ha hecho alusión a ese programa, tanto en medios de comunicación, como el Consejero de Presidencia y Participación Ciudadana, en su intervención sobre la materia en el Pleno de la Junta General del Principado de Asturias de 28 de junio de 2018. La Asociación de Archiveros y Gestores de Documentos del Principado de Asturias, lo considera información relevante para dar cumplimiento a los fines establecidos en sus estatutos.
• 
  

La Consejería de Presidencia y Participación Ciudadana ha resuelto INADMITIR nuestra consulta dada la INEXISTENCIA del Programa integral en materia de archivo y documentación de los órganos judiciales. Acceso al texto completo de la resolución (pdf: 76 KB). [Se ha tramitado una reclamación ante el Consejo de Transparencia y Buen Gobierno, aún pendiente de resolución. Expediente RT 0390/2018]

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ACTUALIZACIÓN

Reclamación CTBG

Expediente RT 0390/2018

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Una vez registrada la reclamación de la AAPA (pdf: 430 KB), el CTBG dio comienzo a su tramitación, informando y dando trámite de audiencia al órgano de que desestimó nuestra consulta.
En este sentido, resultan especialmente reveladoras las alegaciones presentadas desde la Secretaría General Técnica de la Consejería de Presidencia y Participación Ciudadana del Gobierno del Principado de Asturias (pdf: 140 KB). Se reafirma en la respuesta: "no existe tal Programa integral en materia de archivo de expedientes y documentación de los órganos judiciales por lo que no hay documentos que analicen y estudien la viabilidad de tal proyecto". Sin embargo, ahonda en que "en materia de archivos, la única documentación existente es un informe interno de la Dirección general competente en materia de justicia, y tal informe, como información auxiliar o de apoyo, no constituye en los términos de la legislación en materia de transparencia, información pública accesible, por lo que procede mantener la calificación primigenia y reiterar al (sic) inadmisión". Finalmente, completan la información con lo que sigue, sobre las tres actuaciones contempladas en tal documento interno y de lo que nada se comentó al atender nuestra consulta: la puesta en funcionamiento de la Junta de Expurgo de Documentos Judiciales, la creación del Archivo Judicial Territorial del Principado de Asturias y la posibilidad de tramitar un contrato de prestación del servicio de recogida, archivo y custodia de fondos documentales.

Extracto de las alegaciones de la Secretaría General Técnica de la Consejería de
Presidencia y Participación Ciudadana al trámite de audiencia del CTBG

A modo de conclusiones, se insiste en que "no existe por parte de esta Consejería de Presidencia y Participación Ciudadana voluntad alguna de evitar el público o particular conocimiento de la documentación", se reconoce la función que tendría el hoy inexistente Plan y se complementa la información con el estado de las actuaciones citadas.

Extracto de las alegaciones de la Secretaría General Técnica de la Consejería de
Presidencia y Participación Ciudadana al trámite de audiencia del CTBG

Desde la AAPA, consideramos que escasa confianza se puede tener en un órgano que en un primer momento niega toda información y, en cambio, muestra mayor talante comunicativo cuando el interlocutor es el CTBG, al que ofrece una información que no consideró relevante incluir en la respuesta a la consulta ciudadana y que tampoco está recogida en el Portal de Transparencia. Por este motivo, conocidas estas alegaciones, la AAPA presentó ante el CTBG sus consideraciones (pdf: 99 KB).


En enero de 2019, el CTBG resuelve DESESTIMAR nuestra reclamación dado que "no existe objeto sobre el que ejercer el derecho de acceso a la información pública regulado en LTAIBG". Acceso al texto completo de la resolución (pdf: 451 KB). Una respuesta que no nos sorprende, dado que, como venimos reclamando: en ningún extremo de la ley se obliga a documentar la acción pública en lo que se refiere a la toma de decisiones. He aquí un caso con el que corroborarlo.
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Además de discrepar con la “inadmisión” (pues entendemos que la consulta sí es jurídicamente válida y dirigida al órgano responsable, otra cuestión es que no “exista” el documento solicitado), lamentablemente, hemos confirmado, una vez más, lo que ya habíamos apuntado hace meses: la dejadez e imprevisión en la gestión de los archivos asturianos.

Desde la AAPA seguiremos insistiendo que, lejos de improvisaciones e impulsos políticos, las instituciones asturianas necesitan una verdadera estrategia de gestión de documentos que coordine y dicte directrices de actuación que garanticen que los documentos de ayuntamientos, juzgados y cualquier otra entidad pública respondan a los intereses por los que son producidos, como apoyo imprescindible para su trabajo diario y en la defensa de sus intereses, pero también como garantía de transparencia, para que las personas podamos hacer uso de ellos en el ejercicio de nuestros derechos.

También seguiremos defendiendo que es necesario que la acción pública quede debidamente documentada y que la gestión de esos documentos garantice que puedan ser prueba fehaciente de esos actos, garantía de derechos y obligaciones, e información abierta a la consulta; como expresamos en las aportaciones de la AAPA al trámite de audiencia e información pública del Proyecto de Real Decreto por el que se desarrolla la Ley 19/2013, de 9 de diciembre, de Transparencia, Acceso a la Información Pública y Buen Gobierno.

La confianza en las administraciones públicas se sustenta con información veraz y contrastable, no sobre palabras vacías. Por eso desde aquí, animamos a más organizaciones y personas a ejercer el derecho a saber y contrastar las declaraciones e informaciones publicadas por las administraciones públicas y sus representantes.

Tenemos derecho a saber y nuestros representantes públicos obligación de informarnos.

Por una acción pública más transparente y participativa ¡Seguimos!

APORTACIONES AL REGLAMENTO DE DESARROLLO DE LA LEY DE TRANSPARENCIA

Entre el 3 y el 31 de mayo de 2018 se abrió a audiencia e información pública el Proyecto de Real Decreto por el que se  desarrolla  la  Ley  19/2013,  de  9  de  diciembre,  de Transparencia,  Acceso  a  la Información Pública y Buen Gobierno.

Analizados el texto del proyecto de real decreto y su memoria del análisis de impacto normativo, desde la AAPA hemos presentado aportaciones cuyo objetivo es poner de relevancia que la gestión de documentos es la base para la transparencia, el derecho de acceso a la información pública y el buen gobierno.

Puedes hacer seguimiento a este trámite legislativo desde el Portal de la Transparencia.

Puedes consultar el texto completo aquí: Aportaciones de la AAPA al proyecto de Real Decreto de desarrollo de la Ley de Transparencia, Acceso a la Información y Buen Gobierno (2018) (pdf: 232 KB)

APORTACIONES AL PLAN ESTRATÉGICO DE TRANSPARENCIA DEL PRINCIPADO DE ASTURIAS

Entre el 26 de noviembre y el 10 de diciembre de 2020 se abrió a audiencia e información pública el Proyecto de Plan Estratégico de Transparencia del Principado de Asturias (pdf). Analizado el texto del proyecto expuesto en Asturias Participa, desde la AAPA hemos presentado las siguientes aportaciones cuyo objetivo es poner de relevancia que la gestión de documentos es la base para la transparencia, el derecho de acceso a la información pública y el buen gobierno:

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La Asociación de Archiveros y Gestores de Documentos del Principado de Asturias (AAPA) tiene entre sus fines formular las propuestas más convenientes en orden a una más eficaz administración de documentos y archivos y, en esta línea, siempre se ha implicado en que Asturias tenga unas administraciones públicas más eficientes, transparentes, accesibles y democráticas, con el pleno convencimiento de que una adecuada gestión de documentos y archivos será un eje estratégico para su consecución y para un servicio público de calidad. Por este motivo, en relación al proceso de audiencia e información pública relativo al Plan Estratégico de Transparencia del Principado de Asturias alegamos lo siguiente: 

1) Con carácter general, el plan denota un conocimiento poco actualizado del potencial de la gestión de documentos y con una marcada perspectiva historicista. La gestión de documentos actual, en los términos del marco normativo internacional en la materia, da respuesta a muchos de los objetivos formulados (sobre reutilización de la información, formato, transformación pública, innovación y eficiencia) y aplicarla en esos términos, desde el diseño, daría respuesta a las confusas alusiones que existen en el Plan a la producción de documentos vs. la "creación de datos". No está entre los fines de las administraciones públicas (AAPP) "crear datos", sino prestar servicio público. Es en ese desempeño donde se producirán y recopilarán documentos y otra información, dentro de un contexto y con unas exigencias que deben ser salvaguardados, para dar soporte a esa acción pública y al derecho de acceso a la información. Esto es algo que solo se consigue mediante la gestión de documentos de la organización con una visión transversal de todo ese contexto de producción, de hecho así lo especifica el marco jurídico y normativo vigente, e incluso referentes utilizados en el propio Plan (véase Estados Unidos o comunidades autónomas como Andalucía y Cataluña). Y, en cambio, pese al amplio número de referencias utilizadas, la propia Política de Gestión de Documentos del Gobierno del Principado de Asturias ni siquiera es mencionada en este Plan cuando es un eje estratégico para fijar los criterios, pautas y estrategias que guiarán la producción, transferencia/captura, tratamiento, acceso y conservación de los documentos gestionados en la organización, con el fin de asegurar su autenticidad, fiabilidad y disponibilidad a lo largo del tiempo. 

Por eso solicitamos se tengan en consideración estas aportaciones, se incluya una línea estratégica que ancle estos cimientos para que los demás objetivos se estructuren en torno a información primaria fiable, íntegra, auténtica y disponible con plenas garantías de accesibilidad, completitud y actualización. 

2) Sobre la extrema focalización en los datos en abstracto y sobre su "creación", presente en todo el documento y aparentemente desconectada de la actividad de las instituciones públicas, seguimos ahondando en lo expresado en el punto anterior. Invitamos al estudio de experiencias de mercado en big data (tanto privadas como públicas), donde pese al inmenso potencial de las herramientas y tecnologías desarrollados, la clave estratégica pasa por la calidad de los datos. Unos datos que, en el caso que nos ocupa, deben ser producidos en un contexto delimitado. Es fundamental reformular cómo se producen en la operativa diaria de la acción pública, de modo que los datos que se ofrezcan sean fiables, íntegros y auténticos pero también que se obtengan y traten de manera ágil y eficiente. Evitando, como bien se apunta en el plan, un sobre esfuerzo (y consiguiente sobrecoste) en su transformación y reelaboración. En este sentido, conviene destacar que impulsar la reutilización de la información de los documentos públicos (hoy ya mayoritariamente electrónicos) y dentro de su contexto, favorece tanto el efectivo cumplimiento de las obligaciones de publicidad activa y derecho de acceso a la información pública, como muy especialmente, el cumplimiento del derecho a no presentar documentos que ya obran en poder de la administración, por simplificación administrativa y mejor servicio público. Por eso insistimos en que el objetivo de las AAPP no es "crear datos" sino producirlos respetando las exigencias de su contexto competencial y en favor del mejor servicio público. También solicitamos que se estudie más detenidamente este aspecto y la propia Política de Gestión de Documentos del Gobierno del Principado de Asturias (proceso de diseño y tipos documentales), así como las implicaciones que pueda tener con la línea estratégica 4, para evitar inversiones que fracasen o induzcan a resultados indeseados o incompletos por no poder suministrarle datos de calidad. 

3) En lo que respecta a la línea estratégica 2, se alude al mapeo de información relevante en la organización, para lo que en aras de la eficiencia citada en el Plan solicitamos que no se sigan multiplicando los instrumentos de acceso y se use para ello el cuadro de clasificación funcional de documentos que se encuentra alineado con las funciones que articulan el presupuesto del Gobierno del Principado de Asturias, así como la actividad de la organización y el catálogo de procedimientos. Garantiza una fuente única, primaria y viva.

4) Creemos importante no despistar en estas estrategias la necesidad de documentar la acción pública en el Gobierno y la Administración del Principado de Asturias, organismos autónomos y demás entes públicos, no solo en lo que afecta a actuaciones sujetas a procedimiento administrativo sino, también, a la toma de decisiones y el ejercicio de las obligaciones de aquellas personas que ostentan cargo público. Algo que puede ser contemplado tanto a efectos de publicidad activa, como en el derecho de acceso (usando las mismas referencias citadas en el plan, véase el caso de Estados Unidos). A nivel del Plan, además de establecerse indicadores de seguimiento, puede ser contemplado en la línea transversal de sensibilización y formación, extensible también a entidades locales y otras instituciones. Creemos que es un aspecto estratégico para anclar la confianza pública en las instituciones y sus representantes.

5) Invitamos a que también se contemple la publicidad activa en materia de gestión de documentos y mediante datos abiertos, por ejemplo publicando indicadores de producción de documentos, valoración, selección, acceso y destrucción. También haciendo públicos los expedientes y análisis de la Comisión de Valoración y Calificación de Documentos Administrativos del Principado de Asturias. 

6) Aunque se indica que el alcance se ciñe al Gobierno del Principado de Asturias, trasladamos la emergencia en dar soporte a las entidades locales en cumplimiento de las exigencias del Estatuto de Autonomía, dado que son muchas la carencias detectadas en este sentido.

SIMPLIFICACIÓN Y REDISEÑO DOCUMENTAL

FORMACIÓN 2019

 Descarga el tríptico informativo (PDF: 556 KB)

 

Repetimos y leemos con asiduidad que el volumen de documentos que manejan nuestras organizaciones es cada vez más elevado, y eso acaba dificultando su gestión a todos los niveles. Arrastrar una producción de documentos que se limita a replicar el modelo analógico de documentos en papel y la facilidad que existe para generar copias electrónicas, empieza a acarrear considerables problemas de gestión, interoperabilidad y sobredimensiona su almacenamiento, sin que ello repercuta necesariamente en una actuación más ágil, ni la prestación de mejores servicios. Una de las barreras para que la administración electrónica avance. 

 

Hay un modo de hacerlo mejor y lo veremos en este curso, que tendrá un elevado componente práctico. La solución pasa por tomar conciencia de qué documentos es necesario producir para garantizar las exigencias jurídicas que los motivan, y aprovechar el potencial electrónico para hacerlos más sencillos. Producir documentos digitales nativos (no digitalizaciones de documentos en papel o asimilados) de modo que favorezcan una tramitación más ágil, interoperar, aligerar el volumen de almacenamiento y automatizar el tratamiento de la información para cuestiones tan relevantes como la protección de datos, la transparencia o la reutilización de la información.

 

Oportunidades inmediatas para una eAdmón de calidad.

 

OBJETIVOS

• > Contextualizar la producción de documentos en las organizaciones en el actual proceso de transformación electrónica y gobierno abierto.
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• > Vincular la trascendencia de la gestión documental en la actividad de las organizaciones para la eficiencia, continuidad del servicio y como fuente primaria de información pública.
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• > Aprender técnicas que capaciten para el análisis y la simplificación documental de los procedimientos administrativos que optimicen la producción y gestión de documentos públicos en el contexto de la administración electrónica.
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• > Aprender a diseñar documentos electrónicos nativos que potencien la explotación de la información que contienen tanto dentro de la organización como al servicio de la ciudadanía.

 

CONTENIDO

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• 1. Producción administrativa y transformación digital
•         - Procesos y gestión de documentos
•         - Producción documental y simplificación administrativa 
•         - Auditoría de Gestión documental para la gestión electrónica
• 2. Análisis y simplificación documental de los procedimientos
•         - Métodos de análisis
•         - Indicadores de impacto
•         - Fases del proceso de reingeniería documental
• 3. Normalización de documentos y explotación de la información
•         - Estructura y normalización de documentos
•         - Variables de información y rediseño de documentos
•         - Automatización orientada al gobierno abierto
•  

METODOLOGÍA

Sesiones presenciales, con formación teórica y aprendizaje activo a partir de la experimentación del alumnado, donde se resalten los principales contenidos y se subrayen los más destacados valiéndose de debates, exposición de casos y/o realización de supuestos prácticos (metodología Administrative Process Study, APS).

 

DESTINATARIOS

Técnicos de gestión de la información, gestores de documentos, archiveros, responsables de calidad y procesos, gestores administrativos, directivos, tanto del sector público como privado, implicados en la mejora y la adaptación de las administraciones y organizaciones a la transformación digital.

 

DIRECCIÓN

Joan Carles Faus Mascarell [@joancarlesfaus] Técnico de procesos y archivo administrativo del Ayuntamiento de Gandía, adscrito al área de Administración, Modernización y Gobierno abierto. Auditor en Sistemas de Gestión de Documentos ISO-30300/30301. Postgrado en Administración Electrónica. Profesor del módulo de procesos del MGDIE (UB) y formación continua en gestión documental, reingeniería de procesos, políticas de transparencia y gobierno abierto. Miembro de #Equipo3Llaves para la transparencia; Red de EELL para transparencia y participación ciudadana de la FEMP; y #DIVALDirectia2.

 

HORARIO E INSTALACIONES

• > Jueves, 25 de abril: 9.00 a 14.30 h. y 16.00 a 18.30 h.
• > Viernes, 26 de abril: 9.00 a 13.00 h.

LUGAR: Sala de prensa del Edificio Administrativo de Servicios Múltiples del Gobierno del Principado de Asturias. C/ Trece Rosas 2, Planta Plaza. 33005 OVIEDO

 

INSCRIPCIÓN

PLAZAS LIMITADAS: 40 personas.
La inscripción será GRATUITA, aunque será preciso realizar reserva previa, a través del formulario de inscripción o enviando un correo electrónico a formacion@archiverosdeasturias.com indicando:

• Asunto: Inscripción 2019.
• Incluye tus datos: apellidos, nombre, DNI, organización en la que trabaja y si solicitas certificado.

Los/as socios/as de la AAPA y de ACAL, así como el personal del Principado de Asturias y de entidades miembro del CAST, recibirán certificado acreditativo de participación (12 horas). Para los demás asistentes, la expedición del certificado, en caso de solicitarlo, conllevará un coste de expedición de 25 €.

 

COLABORA

CONSORCIO ASTURIANO DE SERVICIOS TECNOLÓGICOS
C/ Trece Rosas 2 - 6ª planta dcha. 33005 Oviedo. http://www.i-cast.es/

#CIT2020: LA TRASCENDENCIA DE LA TRANSPARENCIA EN LA TOMA DE DECISIONES

Del 28 de septiembre al 1 de octubre de 2020 se celebró el V Congreso Internacional de Transparencia, en esta ocasión completamente en línea, debido a las restricciones de la pandemia. Desde la AAPA, cumpliendo con el compromiso adoptado en su última asamblea, se elaboró una propuesta de ponencia que fue admitida en el GT20-20. Experiencias de implementación de la transparencia.

Siguiendo el programa establecido, el 1 de octubre la presidenta de la AAPA, Fátima Rodríguez Coya, expuso la ponencia La trascendencia de la transparencia en torno a la toma de decisiones: estudio de caso en el Gobierno del Principado de Asturias. 

El objetivo era promover el debate sobre la trascendencia que tiene documentar la toma de decisiones: 

• > Cómo afecta al ejercicio del derecho a la información pública, compartiendo la consulta realizada al Gobierno del Principado de Asturias sobre el programa integral en materia de archivo y documentación en los órganos judiciales de Asturias (aquí tienes más info).
• 
  
• > Cómo impacta en cuestiones como la contratación pública, compartiendo nuestra experiencia en la reclamación de una licitación pública vinculada a la misma materia, ante el Tribunal Administrativo Central de Recursos Contractuales.

Se trata de un ejercicio del derecho a saber tal vez menos explorado que la consulta de datos vía publicidad activa, pero sobre el que queríamos llamar la atención para visibilizar las profundas consecuencias que tiene, pues muchos de los datos que después se publican o que se nos entregan están fuertemente condicionados por unas decisiones no siempre debidamente estudiadas y documentadas.

Como pudimos exponer en este congreso, se trata de un ejercicio de puesta a prueba de nuestros derechos que queríamos compartir y debatir en un foro interdisciplinar como este, convencidas de que solo llevando a la práctica nuestros derechos y analizando los resultados con múltiples perspectivas, podremos mejorar lo público en beneficio de todos.

DANDO A CONOCER LA TRASCENDENCIA DE LA GESTIÓN DE DOCUMENTOS

Si algo ha marcado nuestro trabajo durante el pasado mes de marzo, ha sido la divulgación en torno a la gestión de documentos y nuestro perfil profesional, con especial atención al actual contexto social e institucional.

Empezamos el mes destacando la relevancia de las archiveras dentro del colectivo profesional, con motivo del Día Internacional de la Mujer, y en colaboración con ACAL. Dentro de la campaña Conoce a tus archiveras – Genera referentes, desde la AAPA hemos publicado en la Wikipedia la biografía de nuestra socia de honor Antonia Heredia Herrera y de Palmira Villa González-Río, archivera municipal de Oviedo entre 1938 y 1983. Una iniciativa que no queremos que quede en un único día conmemorativo, motivo por el que se ha hecho un llamamiento a la comunidad profesional a seguir visibilizando a nuestras referentes archiveras.

Con motivo de la I Jornada de gestión de la información para el gobierno abierto en Asturias, organizada por el Gobierno del Principado de Asturias, la presidenta de la AAPA, Fátima Rodríguez Coya, ha dado voz a la trascendencia de la gestión de documentos para el cumplimiento de las exigencias de transparencia y derecho a saber.


Intervención de la Presidenta de la AAPA en la
I Jornada de gestión de la información para el gobierno abierto en Asturias.
Oviedo, 15 de marzo de 2019

Toda persona tiene derecho a solicitar y recibir información sobre las funciones y actividades que llevan a cabo las entidades públicas y sus representantes. Con independencia del canal que se utilice para ello, es fundamental que esa actividad pública haya sido previamente documentada y asegurar que esos documentos se custodian en sistemas seguros que eviten su manipulación o destrucción indebida. Tomando de referencia casos de actualidad y la propia experiencia de la AAPA, se expuso la trascendencia del trabajo de los archiveros para que la ciudadanía disponga de una información íntegra, fiable y auténtica, que permita conocer el funcionamiento de lo público y la participación ciudadana.


Algunas imágenes sobre los temas expuestos sobre la gestión de documentos en el s. XXI

El 21 de marzo, invitados por los profesores Miguel Calleja Puerta y Guillermo Fernández Ortiz, tuvimos ocasión de hablar para los estudiantes del Grado de Historia de la Universidad de Oviedo. Una sesión en la que la presidenta de la AAPA expuso una visión archivística que, sin desmerecer la importancia patrimonial de los documentos para la historiografía, se centró en la relevancia de la gestión de documentos para la defensa de derechos y obligaciones, así como para el buen funcionamiento de las organizaciones, también en el contexto de transformación digital. Desde la perspectiva de las administraciones públicas, se mostró además su relación directa con la transparencia, la rendición de cuentas y la participación ciudadana, en un acercamiento al concepto de gobierno abierto. Un diálogo con los asistentes en el que también tuvo cabida el estado de los fondos documentales asturianos municipales y de empresas, la carencia de legislación específica de archivos y gestión de documentos en la región y las perspectivas de futuro en la preservación digital.

Entretanto, además de estos actos, hemos tenido ocasión de seguir trabajando en la mejora de la gestión de documentos del ámbito local, prosiguiendo con nuestras negociaciones para que sea tenida en cuenta como un eje estratégico en la transformación digital y la transparencia de los ayuntamientos asturianos.

Seguimos tejiendo red en favor de una gestión de documentos actual y próxima a las personas y las organizaciones, para que todos la sientan propia y comprendan la importancia de una gestión profesional de ella.

ARCHIVOS, GESTIÓN DOCUMENTAL Y TRANSPARENCIA EN TIEMPOS DE COVID19

Bajo el título: Archivos, gestión documental y transparencia, en tiempos de COVID19, el pasado 5 de mayo de 2020, la presidenta de la AAPA, Fátima Rodríguez Coya, participó en el coloquio online organizado por Gobierno Transparente (@TransparenteGob) junto con Joan Soler (presidente de la AAC, Associació d'Arxivers - Gestors de documents de Catalunya) y Gerardo Bustos Pretel (Administración General del Estado) en el que se analizó cómo el confinamiento provocado por la pandemia de COVID19 ha afectado en el día a día el trabajo de los archivos, gestión documental de las organizaciones y la transparencia.

El vídeo del coloquio se encuentra disponible en el siguiente enlace:

https://www.pscp.tv/w/1BRJjQYWbkaGw

Desde la AAPA queremos agradecer a Gobierno Transparente, a Rafael Ayala y a Rosario Lopaz su invitación.

APORTACIONES AL PROYECTO DE DECRETO DEL SISTEMA DE ARCHIVOS ADMINISTRATIVOS DEL PRINCIPADO DE ASTURIAS

 

Entre el 2 y el 30 de octubre de 2023 el Gobierno del Principado de Asturias presentó a información pública la Propuesta de decreto del Sistema de Archivos Administrativos del Principado de Asturias, su gestión documental y régimen de acceso. Consultado el expediente y analizada la propuesta de decreto publicados en Asturias Participa, desde la AAPA hemos presentado las siguientes aportaciones:

1) Expresamos nuestra absoluta sorpresa e indignación al leer en la memoria justificativa que durante el período de consulta pública en el portal de Asturias Participa (del 04/11/2020 a 18/11/2020), no se recibieron aportaciones. La AAPA informó a los responsables del portal de participación de un problema en la web que no registraba o guardaba las aportaciones realizadas (en plazo). Debido a esta incidencia técnica y siguiendo las instrucciones facilitadas por Asturias Participa, nuestras aportaciones fueron enviadas por correo electrónico a participa@asturias.org, poniendo en copia al entonces Director General de Gobernanza Pública, Transparencia, Participación Ciudadana y Agenda 2030 (José Antonio Garmón Fidalgo), al jefe del Servicio de Publicaciones, Archivos Administrativos, Documentación y Participación Ciudadana (Miguel Ángel Peláez Gegúndez) y al jefe de la Sección de Publicaciones, Transparencia y Participación Ciudadana (Gustavo Marcelino Fernández Presedo) responsables de la iniciativa. El 15/12/2020 Asturias Participa acusó recibo indicando se le daba traslado al órgano responsable para su inclusión en el expediente. [Puedes leer lo que publicamos entonces en nuestra web].

2) Después de tres años de aparente inactividad (a juzgar por lo que se ha hecho público del expediente), nos preocupa la incertidumbre en torno a la tramitación de una disposición de este calado, con un texto tan técnicamente deficiente y en un momento de reordenación de la estructura orgánica del Gobierno del Principado de Asturias. Máxime cuando en el Decreto 73/2023, de 18 de agosto, por el que se establece la estructura orgánica básica de la Consejería de Presidencia, Reto Demográfico, Igualdad y Turismo las competencias del ámbito de aplicación de este decreto se encuentran duplicadas en dos servicios (el Servicio de Publicaciones, Archivos Administrativos y Documentación y el Servicio de Estrategia en Inteligencia Artificial, Innovación y Simplificación Administrativa). Sin que eso haya sido aún aclarado o corregido, la práctica totalidad de los documentos del expediente publicado han sido firmados el 07/09/2023 y el 15/09/2023 (solo el primer documento del expediente, que se corresponde a la consulta pública de 2020, está fuera de esa horquilla temporal).

3) Se perpetúa una regulación compartimentada únicamente centrada en los archivos de la Administración del Principado de Asturias, mientras se mantiene el vacío jurídico de una ley sobre gestión de documentos y archivos para el conjunto del Principado de Asturias. En la actualidad la única comunidad autónoma sin dicha regulación sectorial.

4) El espíritu de la propuesta de decreto no aborda las nuevas necesidades organizativas, los cambios conceptuales que ha traído la administración electrónica y apenas aporta novedades respecto a la normativa ya existente (Decreto 21/1996, de 6 de junio, por el que se regula la organización y funcionamiento del sistema de archivos administrativos del Principado de Asturias; Resolución de 3 de marzo de 1999, de la Consejería de Cooperación, por la que se desarrolla del Decreto 21/1996, de 6 de junio, regulador del sistema de archivos administrativos del Principado de Asturias). Por ejemplo, hace alusión al archivo electrónico único en el preámbulo, lo incluye entre las definiciones, pero no así en sus disposiciones, ni especifica por tanto su alcance y funcionamiento dentro del sistema.

5) La regulación de un sistema de archivos debiera contemplar, al menos, los siguientes elementos:

• - la normativa que lo justifica y desarrolla,
• - los órganos de gobierno y gestión del sistema y sus funciones,
• - los órganos colegiados de asesoramiento y cooperación y sus funciones,
• - los archivos y subsistemas dentro del sistema,
• - la política de funcionamiento y planificación del sistema,
• - la dotación de recursos materiales y/o tecnológicos,
• - la definición de los recursos humanos necesarios.
• 
  

6) No se contempla la obligación de documentar la acción pública en el Gobierno y la Administración del Principado de Asturias, organismos autónomos y demás entes públicos. Y no solo en lo que afecta a las actuaciones sujetas a procedimiento administrativo sino, también, a la toma de decisiones y el ejercicio de los representantes públicos de estas instituciones. En cumplimiento del marco jurídico vigente de transparencia y buen gobierno debería trasponer al ámbito del Gobierno del Principado de Asturias la gestión de los documentos públicos producidos por los altos cargos en el desarrollo de sus funciones públicas.

7) Es preocupante la omisión de la Política de Gestión de Documentos del Principado de Asturias ya vigente (aprobada por resolución de 22 de marzo de 2016, de la Consejería de Presidencia y Participación Ciudadana) y que vertebra el diseño, la producción y la gestión de documentos administrativos a lo largo de todo su ciclo de vida y en cumplimiento del marco jurídico de administración electrónica.

8) En materia de acceso a los documentos por los interesados, el derecho de acceso a la información pública y su relación con la publicidad activa y la reutilización de información, este texto está escasamente desarrollado y puesto en relación con otras políticas y disposiciones del Gobierno del Principado de Asturias, por ejemplo, en lo que afecta a la protección de datos de carácter personal y su gestión coordinada con los delegados de protección de datos.

9) En el estudio coste y beneficio del expediente NORM/2020/34 se indica que no es necesario el incremento de medios personales ni materiales, no afectando a la organización administrativa ni a los recursos disponibles. Consideramos que, a la luz del retraso que lleva el Gobierno del Principado de Asturias en la implantación, por ejemplo, del archivo electrónico único, sí es preciso el refuerzo de los recursos personales y materiales ya que la estructura administrativa ha crecido en el último tiempo, también las competencias, y la implantación de la administración electrónica necesita profesionales especializados. No sin antes solventar el elevado número de vacantes que actualmente existen en estos perfiles profesionales dentro de la Relación de Puestos de Trabajo del Gobierno del Principado de Asturias.

10) Desde la perspectiva formal de este decreto, consideramos muy necesaria su revisión terminológica para corregir imprecisiones, adecuarlo a la doctrina archivística y alinearlo con las normas internacionales y el marco jurídico vigente. También vemos aconsejable una revisión jurídica detallada para mejorar la técnica normativa y dotar de coherencia al texto, estructurando correctamente las disposiciones y su interrelación con el marco jurídico vigente a efectos de citas e interdependencias.

Solicitamos, pues, se tengan en consideración nuestras aportaciones y, como hemos demostrado en numerosas ocasiones, quedamos a disposición del Gobierno del Principado de Asturias para alcanzar una regulación a la altura de los tiempos y que redunde en un mejor servicio a la ciudadanía.

En Oviedo, a 29 de octubre de 2023

Registro de entrada: ENT20231069764

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#NoSinArchivos

  

9 de junio, Día Internacional de los Archivos
Comunicado de la Coordinadora de Asociaciones de Archiveros y Gestores de Documentos de España

En los últimos días nos levantamos un día sí y otro también con noticias de destrucción de documentos. Parece que de repente políticos, sindicatos, periodistas y la sociedad en general han despertado y comienzan a preocuparse por la documentación de las diferentes instituciones públicas. ¡Qué buena noticia!

Pero no nos engañemos, este tema no es nuevo: la destrucción voluntaria o no de documentos es uno de los problemas que los archiveros y gestores de documentos venimos denunciando desde hace años. La dejadez y, porque no decir, irresponsabilidad mostrada por parte de muchas administraciones para con sus archivos es una constante desde hace mucho tiempo. Hemos de tener presente que los documentos de las instituciones públicas son el reflejo no sólo del devenir histórico de su territorio y su población, sino que también son el garante de los derechos y deberes de sus ciudadanos. La desaparición de la documentación pública hace que toda la ciudadanía perdamos parte de nuestra entidad y lo que es más grave perdamos parte de nuestros derechos viéndonos avocados a la más absoluta indefensión administrativa.

La acumulación fondos documentales en oficinas productoras, en pasillos y escaleras de edificios públicos o que son llevados a almacenes sin ningún tipo de control y menos aún de proceso archivístico, es una constante. Y  nos  estamos refiriendo a documentos en papel, porque otro tema, y muy importante, son los archivos no tangibles, los documentos electrónicos, que en muchos casos no está muy claro ni dónde están guardados (“en la nube”) ni como están siendo tratados ya que en la mayoría de los casos su tratamiento y custodia está siendo realizada por técnicos informáticos pero ni rastro de archiveros ni gestores documentales.

Ante el próximo 9 de junio, Día Internacional de los Archivos, la Coordinadora de Asociaciones de Archiveros (CAA) queremos llamar la atención sobre la situación de los archivos, de sus profesionales (o la falta de ellos) y sobre todo de la perdida de patrimonio documental que se está produciendo y que se producirá si no se toman medidas contundentes y urgentes. En un momento que la palabra transparencia unida a administraciones públicas está tan en boga habrá que cuestionarse para qué queremos tener unas leyes de transparencia, si precisamente la destrucción de documentos es la antítesis de la misma y no digamos ya del buen gobierno. Si desaparecen los documentos qué se va a mostrar a la ciudadanía, qué información se va a dar sobre las actividades administrativa y políticas y qué control se va a poder ejercer sobre las mismas.

Por todo ello reclamamos que los Archivos y sus profesionales sean situados  en el lugar que merecen dentro de la Administración y la sociedad, dotándolos de los medios materiales y humanos necesarios para su buena conservación, funcionamiento y servicio. Por eso como garantes de la memoria y los derechos ciudadanos que son tenemos que decir bien fuerte SIN ARCHIVOS NO.

#NoSinArchivos  #ArchivosVivos  #IAD15