Entre el 26 de noviembre y el 10 de diciembre de 2020 se abrió a audiencia e información pública el Proyecto de Plan Estratégico de Transparencia del Principado de Asturias (pdf). Analizado el texto del proyecto expuesto en Asturias Participa, desde la AAPA hemos presentado las siguientes aportaciones cuyo objetivo es poner de relevancia que la gestión de documentos es la base para la transparencia, el derecho de acceso a la información pública y el buen gobierno:
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La Asociación de Archiveros y Gestores de Documentos del Principado de Asturias (AAPA) tiene entre sus fines formular las propuestas más convenientes en orden a una más eficaz administración de documentos y archivos y, en esta línea, siempre se ha implicado en que Asturias tenga unas administraciones públicas más eficientes, transparentes, accesibles y democráticas, con el pleno convencimiento de que una adecuada gestión de documentos y archivos será un eje estratégico para su consecución y para un servicio público de calidad. Por este motivo, en relación al proceso de audiencia e información pública relativo al Plan Estratégico de Transparencia del Principado de Asturias alegamos lo siguiente:
1) Con carácter general, el plan denota un conocimiento poco actualizado del potencial de la gestión de documentos y con una marcada perspectiva historicista. La gestión de documentos actual, en los términos del marco normativo internacional en la materia, da respuesta a muchos de los objetivos formulados (sobre reutilización de la información, formato, transformación pública, innovación y eficiencia) y aplicarla en esos términos, desde el diseño, daría respuesta a las confusas alusiones que existen en el Plan a la producción de documentos vs. la "creación de datos". No está entre los fines de las administraciones públicas (AAPP) "crear datos", sino prestar servicio público. Es en ese desempeño donde se producirán y recopilarán documentos y otra información, dentro de un contexto y con unas exigencias que deben ser salvaguardados, para dar soporte a esa acción pública y al derecho de acceso a la información. Esto es algo que solo se consigue mediante la gestión de documentos de la organización con una visión transversal de todo ese contexto de producción, de hecho así lo especifica el marco jurídico y normativo vigente, e incluso referentes utilizados en el propio Plan (véase Estados Unidos o comunidades autónomas como Andalucía y Cataluña). Y, en cambio, pese al amplio número de referencias utilizadas, la propia Política de Gestión de Documentos del Gobierno del Principado de Asturias ni siquiera es mencionada en este Plan cuando es un eje estratégico para fijar los criterios, pautas y estrategias que guiarán la producción, transferencia/captura, tratamiento, acceso y conservación de los documentos gestionados en la organización, con el fin de asegurar su autenticidad, fiabilidad y disponibilidad a lo largo del tiempo.
Por eso solicitamos se tengan en consideración estas aportaciones, se incluya una línea estratégica que ancle estos cimientos para que los demás objetivos se estructuren en torno a información primaria fiable, íntegra, auténtica y disponible con plenas garantías de accesibilidad, completitud y actualización.
2) Sobre la extrema focalización en los datos en abstracto y sobre su "creación", presente en todo el documento y aparentemente desconectada de la actividad de las instituciones públicas, seguimos ahondando en lo expresado en el punto anterior. Invitamos al estudio de experiencias de mercado en big data (tanto privadas como públicas), donde pese al inmenso potencial de las herramientas y tecnologías desarrollados, la clave estratégica pasa por la calidad de los datos. Unos datos que, en el caso que nos ocupa, deben ser producidos en un contexto delimitado. Es fundamental reformular cómo se producen en la operativa diaria de la acción pública, de modo que los datos que se ofrezcan sean fiables, íntegros y auténticos pero también que se obtengan y traten de manera ágil y eficiente. Evitando, como bien se apunta en el plan, un sobre esfuerzo (y consiguiente sobrecoste) en su transformación y reelaboración. En este sentido, conviene destacar que impulsar la reutilización de la información de los documentos públicos (hoy ya mayoritariamente electrónicos) y dentro de su contexto, favorece tanto el efectivo cumplimiento de las obligaciones de publicidad activa y derecho de acceso a la información pública, como muy especialmente, el cumplimiento del derecho a no presentar documentos que ya obran en poder de la administración, por simplificación administrativa y mejor servicio público. Por eso insistimos en que el objetivo de las AAPP no es "crear datos" sino producirlos respetando las exigencias de su contexto competencial y en favor del mejor servicio público. También solicitamos que se estudie más detenidamente este aspecto y la propia Política de Gestión de Documentos del Gobierno del Principado de Asturias (proceso de diseño y tipos documentales), así como las implicaciones que pueda tener con la línea estratégica 4, para evitar inversiones que fracasen o induzcan a resultados indeseados o incompletos por no poder suministrarle datos de calidad.
3) En lo que respecta a la línea estratégica 2, se alude al mapeo de información relevante en la organización, para lo que en aras de la eficiencia citada en el Plan solicitamos que no se sigan multiplicando los instrumentos de acceso y se use para ello el cuadro de clasificación funcional de documentos que se encuentra alineado con las funciones que articulan el presupuesto del Gobierno del Principado de Asturias, así como la actividad de la organización y el catálogo de procedimientos. Garantiza una fuente única, primaria y viva.
4) Creemos importante no despistar en estas estrategias la necesidad de documentar la acción pública en el Gobierno y la Administración del Principado de Asturias, organismos autónomos y demás entes públicos, no solo en lo que afecta a actuaciones sujetas a procedimiento administrativo sino, también, a la toma de decisiones y el ejercicio de las obligaciones de aquellas personas que ostentan cargo público. Algo que puede ser contemplado tanto a efectos de publicidad activa, como en el derecho de acceso (usando las mismas referencias citadas en el plan, véase el caso de Estados Unidos). A nivel del Plan, además de establecerse indicadores de seguimiento, puede ser contemplado en la línea transversal de sensibilización y formación, extensible también a entidades locales y otras instituciones. Creemos que es un aspecto estratégico para anclar la confianza pública en las instituciones y sus representantes.
5) Invitamos a que también se contemple la publicidad activa en materia de gestión de documentos y mediante datos abiertos, por ejemplo publicando indicadores de producción de documentos, valoración, selección, acceso y destrucción. También haciendo públicos los expedientes y análisis de la Comisión de Valoración y Calificación de Documentos Administrativos del Principado de Asturias.
6) Aunque se indica que el alcance se ciñe al Gobierno del Principado de Asturias, trasladamos la emergencia en dar soporte a las entidades locales en cumplimiento de las exigencias del Estatuto de Autonomía, dado que son muchas la carencias detectadas en este sentido.
