29 de diciembre de 2020

CON NUESTROS MEJORES DESEOS: FELIZ 2021

AAPA: Feliz 2021

Despedimos un año que ha sido complicado como pocos y que, sin embargo, también nos ha enseñado mucho, tanto a nivel personal como profesional. Tal vez como nunca antes, se ha puesto de manifiesto la importancia de los documentos y su adecuada gestión en la vida de las personas y para el funcionamiento de las organizaciones. 

Una verdadera prueba que ha sido necesaria para dar respuesta a la pandemia desde las administraciones públicas a nivel sanitario y asistencial, pero también en la tramitación masiva de emergencia de contratos, ayudas, modificaciones fiscales, los ERTE y un largo etcétera de trámites. En muchos de esos casos la madurez en la gestión de documentos ha sido la clave para poder dar respuesta en tiempo y forma; en otros, para desvelar dónde debe ser reforzada para la administración electrónica. Un mejor diseño de los documentos, la verdadera interoperabilidad, la supresión de redundancias haciendo posible la reutilización de documentos e información que ya obra en las administraciones, mejorar los puntos de acceso, se han desvelado estratégicos en esos momentos de urgencia, que ojalá seamos capaces de canalizar. 

El teletrabajo ha sido otro gran hito de este último año, que nos pone sobre la mesa un importante reto que debe incardinarse con la gestión de documentos de nuestras organizaciones. Qué debemos documentar, la trazabilidad de las actuaciones y no menos importante, la preservación o destrucción de documentos que en estos meses se han producido todo lo bien (o lo mal) que nos han permitido las circunstancias, pero que son imprescindibles para la rendición de cuentas o como prueba del desempeño llevado a cabo en este tiempo. 

Desde una perspectiva más divulgativa, han sido muchos los que se interesaron por el estudio de pandemias previas, como la gripe de 1918, y quienes durante el confinamiento aprovecharon para adentrarse en la riqueza de nuestros fondos documentales más antiguos o para profundizar en la transparencia de las administraciones públicas

Y mientras todo eso sucedía, la pandemia también ha quedado documentada de formas muy diversas que ahora empiezan a analizarse desde múltiples perspectivas, abriendo entre otros el debate de cuánto es colección y cuánto archivo, individuales o colectivos. 

Es así que el año que despedimos nos deja mucho material para la reflexión, que ojalá durante 2021 nos permita seguir creciendo profesionalmente, desde los cimientos sólidos de la Archivística y con la clara vocación de servicio que nos caracteriza

Gracias por vuestro esfuerzo, confianza y cariño. 


Desde la AAPA os transmitimos nuestros mejores deseos para el nuevo año que ya está ahí.

¡Seguimos!

16 de diciembre de 2020

APORTACIONES AL PLAN ESTRATÉGICO DE TRANSPARENCIA DEL PRINCIPADO DE ASTURIAS

Índice del Proyecto de Plan Estratégico de Transparencia del Principado de Asturias

Entre el 26 de noviembre y el 10 de diciembre de 2020 se abrió a audiencia e información pública el Proyecto de Plan Estratégico de Transparencia del Principado de Asturias (pdf). Analizado el texto del proyecto expuesto en Asturias Participa, desde la AAPA hemos presentado las siguientes aportaciones cuyo objetivo es poner de relevancia que la gestión de documentos es la base para la transparencia, el derecho de acceso a la información pública y el buen gobierno:

_______________________________

La Asociación de Archiveros y Gestores de Documentos del Principado de Asturias (AAPA) tiene entre sus fines formular las propuestas más convenientes en orden a una más eficaz administración de documentos y archivos y, en esta línea, siempre se ha implicado en que Asturias tenga unas administraciones públicas más eficientes, transparentes, accesibles y democráticas, con el pleno convencimiento de que una adecuada gestión de documentos y archivos será un eje estratégico para su consecución y para un servicio público de calidad. Por este motivo, en relación al proceso de audiencia e información pública relativo al Plan Estratégico de Transparencia del Principado de Asturias alegamos lo siguiente: 


1) Con carácter general, el plan denota un conocimiento poco actualizado del potencial de la gestión de documentos y con una marcada perspectiva historicista. La gestión de documentos actual, en los términos del marco normativo internacional en la materia, da respuesta a muchos de los objetivos formulados (sobre reutilización de la información, formato, transformación pública, innovación y eficiencia) y aplicarla en esos términos, desde el diseño, daría respuesta a las confusas alusiones que existen en el Plan a la producción de documentos vs. la "creación de datos". No está entre los fines de las administraciones públicas (AAPP) "crear datos", sino prestar servicio público. Es en ese desempeño donde se producirán y recopilarán documentos y otra información, dentro de un contexto y con unas exigencias que deben ser salvaguardados, para dar soporte a esa acción pública y al derecho de acceso a la información. Esto es algo que solo se consigue mediante la gestión de documentos de la organización con una visión transversal de todo ese contexto de producción, de hecho así lo especifica el marco jurídico y normativo vigente, e incluso referentes utilizados en el propio Plan (véase Estados Unidos o comunidades autónomas como Andalucía y Cataluña). Y, en cambio, pese al amplio número de referencias utilizadas, la propia Política de Gestión de Documentos del Gobierno del Principado de Asturias ni siquiera es mencionada en este Plan cuando es un eje estratégico para fijar los criterios, pautas y estrategias que guiarán la producción, transferencia/captura, tratamiento, acceso y conservación de los documentos gestionados en la organización, con el fin de asegurar su autenticidad, fiabilidad y disponibilidad a lo largo del tiempo. 

Por eso solicitamos se tengan en consideración estas aportaciones, se incluya una línea estratégica que ancle estos cimientos para que los demás objetivos se estructuren en torno a información primaria fiable, íntegra, auténtica y disponible con plenas garantías de accesibilidad, completitud y actualización


2) Sobre la extrema focalización en los datos en abstracto y sobre su "creación", presente en todo el documento y aparentemente desconectada de la actividad de las instituciones públicas, seguimos ahondando en lo expresado en el punto anterior. Invitamos al estudio de experiencias de mercado en big data (tanto privadas como públicas), donde pese al inmenso potencial de las herramientas y tecnologías desarrollados, la clave estratégica pasa por la calidad de los datos. Unos datos que, en el caso que nos ocupa, deben ser producidos en un contexto delimitado. Es fundamental reformular cómo se producen en la operativa diaria de la acción pública, de modo que los datos que se ofrezcan sean fiables, íntegros y auténticos pero también que se obtengan y traten de manera ágil y eficiente. Evitando, como bien se apunta en el plan, un sobre esfuerzo (y consiguiente sobrecoste) en su transformación y reelaboración. En este sentido, conviene destacar que impulsar la reutilización de la información de los documentos públicos (hoy ya mayoritariamente electrónicos) y dentro de su contexto, favorece tanto el efectivo cumplimiento de las obligaciones de publicidad activa y derecho de acceso a la información pública, como muy especialmente, el cumplimiento del derecho a no presentar documentos que ya obran en poder de la administración, por simplificación administrativa y mejor servicio público. Por eso insistimos en que el objetivo de las AAPP no es "crear datos" sino producirlos respetando las exigencias de su contexto competencial y en favor del mejor servicio público. También solicitamos que se estudie más detenidamente este aspecto y la propia Política de Gestión de Documentos del Gobierno del Principado de Asturias (proceso de diseño y tipos documentales), así como las implicaciones que pueda tener con la línea estratégica 4, para evitar inversiones que fracasen o induzcan a resultados indeseados o incompletos por no poder suministrarle datos de calidad


3) En lo que respecta a la línea estratégica 2, se alude al mapeo de información relevante en la organización, para lo que en aras de la eficiencia citada en el Plan solicitamos que no se sigan multiplicando los instrumentos de acceso y se use para ello el cuadro de clasificación funcional de documentos que se encuentra alineado con las funciones que articulan el presupuesto del Gobierno del Principado de Asturias, así como la actividad de la organización y el catálogo de procedimientos. Garantiza una fuente única, primaria y viva.


4) Creemos importante no despistar en estas estrategias la necesidad de documentar la acción pública en el Gobierno y la Administración del Principado de Asturias, organismos autónomos y demás entes públicos, no solo en lo que afecta a actuaciones sujetas a procedimiento administrativo sino, también, a la toma de decisiones y el ejercicio de las obligaciones de aquellas personas que ostentan cargo público. Algo que puede ser contemplado tanto a efectos de publicidad activa, como en el derecho de acceso (usando las mismas referencias citadas en el plan, véase el caso de Estados Unidos). A nivel del Plan, además de establecerse indicadores de seguimiento, puede ser contemplado en la línea transversal de sensibilización y formación, extensible también a entidades locales y otras instituciones. Creemos que es un aspecto estratégico para anclar la confianza pública en las instituciones y sus representantes.


5) Invitamos a que también se contemple la publicidad activa en materia de gestión de documentos y mediante datos abiertos, por ejemplo publicando indicadores de producción de documentos, valoración, selección, acceso y destrucción. También haciendo públicos los expedientes y análisis de la Comisión de Valoración y Calificación de Documentos Administrativos del Principado de Asturias. 


6) Aunque se indica que el alcance se ciñe al Gobierno del Principado de Asturias, trasladamos la emergencia en dar soporte a las entidades locales en cumplimiento de las exigencias del Estatuto de Autonomía, dado que son muchas la carencias detectadas en este sentido.

7 de diciembre de 2020

CONSULTA PÚBLICA: PROYECTO DEL DECRETO DEL SISTEMA DE ARCHIVOS ADMINISTRATIVOS DEL PRINCIPADO DE ASTURIAS


Durante el mes de noviembre, el Gobierno del Principado de Asturias, a través de su web Asturias Participa, ha realizado una consulta pública sobre el Proyecto de decreto por el que se regula la organización y funcionamiento del sistema de archivos administrativos del Principado de Asturias, para recibir aportaciones por parte de la sociedad civil. 

Como consecuencia del tiempo transcurrido desde la publicación del Decreto 21/1996, de 6 de junio, por el que se regula la organización y funcionamiento del sistema de archivos administrativos del Principado de Asturias, plantearon una primera llamada, sin texto de referencia, para recoger ideas sobre cómo articular una nueva regulación en la materia. Según datos de la misma web, el objetivo será el siguiente: 
La Administración del Principado de Asturias pretende regular la organización y funcionamiento del sistema de archivos administrativos, incluyendo todos los archivos de la Administración del Principado de Asturias, Organismos Autónomos y Entes Públicos, no solo por el mero cumplimiento de las disposiciones legales, sino para mejorar el servicio público y facilitar el acceso a todas las personas, estableciendo una organización, estructura y funciones de acuerdo con la normativa vigente que impulsa el funcionamiento electrónico de todas las administraciones públicas.

Fieles a los fines de la AAPA y en respuesta a esta iniciativa participativa directamente relacionada con los intereses de nuestra asociación, presentamos los siguientes comentarios:
_______________________________

Alineado con los principios que rigen su razón de ser y con el marco jurídico y normativo nacional e internacional para la gestión de documentos, la Asociación de Archiveros y Gestores de Documentos del Principado de Asturias (AAPA) considera que carece de sentido un nuevo decreto que perpetúe la organización y tratamiento de los documentos centrada en los espacios donde se encuentren físicamente custodiados.

Urge trasponer a la legislación autonómica, y especialmente aplicar, unas exigencias legales que ya deberían ser de obligado cumplimiento, dado que la legislación citada en esta consulta previa ya está en vigor. Es así que, en el contexto de una administración obligadamente electrónica, lo que procede es regular la gestión de documentos a lo largo de todo su ciclo de vida y cómo se articulará el archivo electrónico único.

De un modo más concreto y si lo que se pretende es mejorar el servicio público con un funcionamiento más eficiente de la organización y facilitar el acceso a la información pública, consideramos de vital importancia tener en consideración lo siguiente:

  • > Contemplar la obligación de documentar la acción pública en el Gobierno y la Administración del Principado de Asturias, organismos autónomos y demás entes públicos. No solo en lo que afecta a las actuaciones sujetas a procedimiento administrativo sino, también, a la toma de decisiones y el ejercicio de representante público de estas instituciones.

  • > El derecho de acceso a la información como principio rector, condicionando las excepciones únicamente por el cumplimiento de las exigencias en materia de protección de datos personales y aquellas otras excepciones aplicables a datos de especial protección por motivos de seguridad.

  • > La Política de Gestión de Documentos del Gobierno del Principado de Asturias como eje para fijar los criterios, pautas y estrategias que guiarán la producción, transferencia/captura, tratamiento, acceso y conservación de los documentos gestionados en la organización, con el fin de asegurar su autenticidad, fiabilidad y disponibilidad a lo largo del tiempo.

  • > Contemplar la gestión de documentos desde el diseño de los mismos, para que la producción de documentos públicos esté orientada a una administración electrónica ágil y eficiente, que cumpla con las exigencias jurídicas y favorezca el tratamiento de la información para garantizar la calidad de los datos, su acceso y reutilización.

  • > Impulsar la reutilización de la información de los documentos públicos dentro de su contexto, para el efectivo cumplimiento de las obligaciones de publicidad activa y derecho de acceso a la información pública. También, y muy especialmente, para el cumplimiento del derecho a no presentar documentos que ya obran en poder de la administración, por simplificación administrativa y mejor servicio público.

  • > Transparencia sobre la propia gestión de documentos, planteando protocolos e indicadores públicos para su seguimiento.

  • > Establecer medidas para el cumplimiento de lo exigido a nivel orgánico, en su planificación y dotación de recursos materiales y humanos, así como en lo que respecta a un régimen sancionador de referencia ante posibles incumplimientos.

Todo ello sin olvidar que sigue faltando una regulación autonómica que dé amparo a la gestión de documentos públicos en la región. Un vacío jurídico que lleva décadas postergado y está generando una profunda brecha en el cumplimiento entre entidades públicas asturianas que parten de peores circunstancias que el Gobierno del Principado de Asturias y que también deberían ser de su responsabilidad, a tenor de lo establecido en el Estatuto de Autonomía (tómese como referencia las entidades locales de la región).

*Debido a un problema técnico, nuestras aportaciones no aparecen publicadas en la web, pero han sido recibidas por el órgano responsable. 

9 de octubre de 2020

#CIT2020: LA TRASCENDENCIA DE LA TRANSPARENCIA EN LA TOMA DE DECISIONES



Del 28 de septiembre al 1 de octubre de 2020 se celebró el V Congreso Internacional de Transparencia, en esta ocasión completamente en línea, debido a las restricciones de la pandemia. Desde la AAPA, cumpliendo con el compromiso adoptado en su última asamblea, se elaboró una propuesta de ponencia que fue admitida en el GT20-20. Experiencias de implementación de la transparencia.

Siguiendo el programa establecido, el 1 de octubre la presidenta de la AAPA, Fátima Rodríguez Coya, expuso la ponencia La trascendencia de la transparencia en torno a la toma de decisiones: estudio de caso en el Gobierno del Principado de Asturias

El objetivo era promover el debate sobre la trascendencia que tiene documentar la toma de decisiones: 

  • > Cómo afecta al ejercicio del derecho a la información pública, compartiendo la consulta realizada al Gobierno del Principado de Asturias sobre el programa integral en materia de archivo y documentación en los órganos judiciales de Asturias (aquí tienes más info).

  • > Cómo impacta en cuestiones como la contratación pública, compartiendo nuestra experiencia en la reclamación de una licitación pública vinculada a la misma materia, ante el Tribunal Administrativo Central de Recursos Contractuales.

Se trata de un ejercicio del derecho a saber tal vez menos explorado que la consulta de datos vía publicidad activa, pero sobre el que queríamos llamar la atención para visibilizar las profundas consecuencias que tiene, pues muchos de los datos que después se publican o que se nos entregan están fuertemente condicionados por unas decisiones no siempre debidamente estudiadas y documentadas.

Como pudimos exponer en este congreso, se trata de un ejercicio de puesta a prueba de nuestros derechos que queríamos compartir y debatir en un foro interdisciplinar como este, convencidas de que solo llevando a la práctica nuestros derechos y analizando los resultados con múltiples perspectivas, podremos mejorar lo público en beneficio de todos.

© AAPA - Archiveros de Asturias