9 de abril de 2019

SIMPLIFICACIÓN Y REDISEÑO DOCUMENTAL

FORMACIÓN 2019


 
Repetimos y leemos con asiduidad que el volumen de documentos que manejan nuestras organizaciones es cada vez más elevado, y eso acaba dificultando su gestión a todos los niveles. Arrastrar una producción de documentos que se limita a replicar el modelo analógico de documentos en papel y la facilidad que existe para generar copias electrónicas, empieza a acarrear considerables problemas de gestión, interoperabilidad y sobredimensiona su almacenamiento, sin que ello repercuta necesariamente en una actuación más ágil, ni la prestación de mejores servicios. Una de las barreras para que la administración electrónica avance. 
 
Hay un modo de hacerlo mejor y lo veremos en este curso, que tendrá un elevado componente práctico. La solución pasa por tomar conciencia de qué documentos es necesario producir para garantizar las exigencias jurídicas que los motivan, y aprovechar el potencial electrónico para hacerlos más sencillos. Producir documentos digitales nativos (no digitalizaciones de documentos en papel o asimilados) de modo que favorezcan una tramitación más ágil, interoperar, aligerar el volumen de almacenamiento y automatizar el tratamiento de la información para cuestiones tan relevantes como la protección de datos, la transparencia o la reutilización de la información.
 
Oportunidades inmediatas para una eAdmón de calidad.
 

OBJETIVOS

  • > Contextualizar la producción de documentos en las organizaciones en el actual proceso de transformación electrónica y gobierno abierto.
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  • > Vincular la trascendencia de la gestión documental en la actividad de las organizaciones para la eficiencia, continuidad del servicio y como fuente primaria de información pública.
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  • > Aprender técnicas que capaciten para el análisis y la simplificación documental de los procedimientos administrativos que optimicen la producción y gestión de documentos públicos en el contexto de la administración electrónica.
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  • > Aprender a diseñar documentos electrónicos nativos que potencien la explotación de la información que contienen tanto dentro de la organización como al servicio de la ciudadanía.
 

CONTENIDO

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  • 1. Producción administrativa y transformación digital
  •         - Procesos y gestión de documentos
  •         - Producción documental y simplificación administrativa 
  •         - Auditoría de Gestión documental para la gestión electrónica
  • 2. Análisis y simplificación documental de los procedimientos
  •         - Métodos de análisis
  •         - Indicadores de impacto
  •         - Fases del proceso de reingeniería documental
  • 3. Normalización de documentos y explotación de la información
  •         - Estructura y normalización de documentos
  •         - Variables de información y rediseño de documentos
  •         - Automatización orientada al gobierno abierto
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METODOLOGÍA

Sesiones presenciales, con formación teórica y aprendizaje activo a partir de la experimentación del alumnado, donde se resalten los principales contenidos y se subrayen los más destacados valiéndose de debates, exposición de casos y/o realización de supuestos prácticos (metodología Administrative Process Study, APS).
 

DESTINATARIOS

Técnicos de gestión de la información, gestores de documentos, archiveros, responsables de calidad y procesos, gestores administrativos, directivos, tanto del sector público como privado, implicados en la mejora y la adaptación de las administraciones y organizaciones a la transformación digital.
 

DIRECCIÓN

Joan Carles Faus Mascarell [@joancarlesfaus] Técnico de procesos y archivo administrativo del Ayuntamiento de Gandía, adscrito al área de Administración, Modernización y Gobierno abierto. Auditor en Sistemas de Gestión de Documentos ISO-30300/30301. Postgrado en Administración Electrónica. Profesor del módulo de procesos del MGDIE (UB) y formación continua en gestión documental, reingeniería de procesos, políticas de transparencia y gobierno abierto. Miembro de #Equipo3Llaves para la transparencia; Red de EELL para transparencia y participación ciudadana de la FEMP; y #DIVALDirectia2.
 

HORARIO E INSTALACIONES


  • > Jueves, 25 de abril: 9.00 a 14.30 h. y 16.00 a 18.30 h.
  • > Viernes, 26 de abril: 9.00 a 13.00 h.

LUGAR: Sala de prensa del Edificio Administrativo de Servicios Múltiples del Gobierno del Principado de Asturias. C/ Trece Rosas 2, Planta Plaza. 33005 OVIEDO
 

INSCRIPCIÓN

PLAZAS LIMITADAS: 40 personas.
La inscripción será GRATUITA, aunque será preciso realizar reserva previa, a través del formulario de inscripción o enviando un correo electrónico a formacion@archiverosdeasturias.com indicando:
  • Asunto: Inscripción 2019.
  • Incluye tus datos: apellidos, nombre, DNI, organización en la que trabaja y si solicitas certificado.
Los/as socios/as de la AAPA y de ACAL, así como el personal del Principado de Asturias y de entidades miembro del CAST, recibirán certificado acreditativo de participación (12 horas). Para los demás asistentes, la expedición del certificado, en caso de solicitarlo, conllevará un coste de expedición de 25 €.
 

COLABORA



CONSORCIO ASTURIANO DE SERVICIOS TECNOLÓGICOS
C/ Trece Rosas 2 - 6ª planta dcha. 33005 Oviedo. http://www.i-cast.es/


6 de abril de 2019

ASAMBLEA GENERAL 2019 Y ELECCIONES AL COMITÉ EJECUTIVO (2019-2022)


Según el acuerdo adoptado por el Comité Ejecutivo en sesión de 6 de febrero de 2019 y según el artículo 19 de los Estatutos de la AAPA, se convoca la Asamblea General Ordinaria de la AAPA, que se celebrará el sábado 4 de mayo a las 10:30 h., en primera convocatoria, y a las 11:00 h., en segunda en el la Sala Polivalente "Loreto" del Ayuntamiento de Colunga, situada en el Barrio de Loreto, s/n, 33320, Colunga.

El orden del día será el siguiente: 
  1. Memoria de actividades del año 2018
  2. Memoria económica del año 2018
  3. Aprobación de los Presupuestos del 2019
  4. Propuesta de plan de actividades del año 2019
  5. Altas y bajas de socios.
  6. Ruegos y preguntas.
Asimismo se convoca, en el mismo lugar y una hora más tarde (12.00 h.), la Asamblea General Extraordinaria con las elecciones al Comité Ejecutivo (2019-2022) como único punto a tratar. Presentada una única candidatura, queda proclamada como candidatura oficial y aprobadas las papeletas para:


CALENDARIO ELECTORAL 



Del 4 de marzo al 2 de mayo: Campaña electoral.
Del 4 de marzo al 4 de abril: Plazo para la presentación de candidaturas.
Del 5 de abril hasta el 13 de abril: Proclamación de las candidaturas oficiales, aprobación del modelo de papeleta y comunicación al resto de asociados.
Del 14 al 28 de abril: Período para el voto por correo.
Del 14 de abril al 1 de mayo: Período para el voto por correo electrónico.
4 de mayo: Votación.


Dirección para el voto por correo postal:
Hotel de Asociaciones Santullano. Avda. Joaquín Costa 48. 33011 Oviedo. Asturias
El correo electrónico para el voto electrónico: aapa.elecciones.ce.2019@gmail.com


Más información sobre el procedimiento de votación: Estatutos de la AAPA, Capítulo IV De la elección del Comité Ejecutivo.

3 de abril de 2019

DANDO A CONOCER LA TRASCENDENCIA DE LA GESTIÓN DE DOCUMENTOS


Si algo ha marcado nuestro trabajo durante el pasado mes de marzo, ha sido la divulgación en torno a la gestión de documentos y nuestro perfil profesional, con especial atención al actual contexto social e institucional.


Imágenes de la campaña Conoce a tus Archiveras - Genera referentes
Empezamos el mes destacando la relevancia de las archiveras dentro del colectivo profesional, con motivo del Día Internacional de la Mujer, y en colaboración con ACAL. Dentro de la campaña Conoce a tus archiveras – Genera referentes, desde la AAPA hemos publicado en la Wikipedia la biografía de nuestra socia de honor Antonia Heredia Herrera y de Palmira Villa González-Río, archivera municipal de Oviedo entre 1938 y 1983. Una iniciativa que no queremos que quede en un único día conmemorativo, motivo por el que se ha hecho un llamamiento a la comunidad profesional a seguir visibilizando a nuestras referentes archiveras.



Con motivo de la I Jornada de gestión de la información para el gobierno abierto en Asturias, organizada por el Gobierno del Principado de Asturias, la presidenta de la AAPA, Fátima Rodríguez Coya, ha dado voz a la trascendencia de la gestión de documentos para el cumplimiento de las exigencias de transparencia y derecho a saber.

Intervención de la Presidenta de la AAPA en la
I Jornada de gestión de la información para el gobierno abierto en Asturias.
Oviedo, 15 de marzo de 2019

Toda persona tiene derecho a solicitar y recibir información sobre las funciones y actividades que llevan a cabo las entidades públicas y sus representantes. Con independencia del canal que se utilice para ello, es fundamental que esa actividad pública haya sido previamente documentada y asegurar que esos documentos se custodian en sistemas seguros que eviten su manipulación o destrucción indebida. Tomando de referencia casos de actualidad y la propia experiencia de la AAPA, se expuso la trascendencia del trabajo de los archiveros para que la ciudadanía disponga de una información íntegra, fiable y auténtica, que permita conocer el funcionamiento de lo público y la participación ciudadana.

Algunas imágenes sobre los temas expuestos sobre la gestión de documentos en el s. XXI

El 21 de marzo, invitados por los profesores Miguel Calleja Puerta y Guillermo Fernández Ortiz, tuvimos ocasión de hablar para los estudiantes del Grado de Historia de la Universidad de Oviedo. Una sesión en la que la presidenta de la AAPA expuso una visión archivística que, sin desmerecer la importancia patrimonial de los documentos para la historiografía, se centró en la relevancia de la gestión de documentos para la defensa de derechos y obligaciones, así como para el buen funcionamiento de las organizaciones, también en el contexto de transformación digital. Desde la perspectiva de las administraciones públicas, se mostró además su relación directa con la transparencia, la rendición de cuentas y la participación ciudadana, en un acercamiento al concepto de gobierno abierto. Un diálogo con los asistentes en el que también tuvo cabida el estado de los fondos documentales asturianos municipales y de empresas, la carencia de legislación específica de archivos y gestión de documentos en la región y las perspectivas de futuro en la preservación digital.

Entretanto, además de estos actos, hemos tenido ocasión de seguir trabajando en la mejora de la gestión de documentos del ámbito local, prosiguiendo con nuestras negociaciones para que sea tenida en cuenta como un eje estratégico en la transformación digital y la transparencia de los ayuntamientos asturianos.


Seguimos tejiendo red en favor de una gestión de documentos actual y próxima a las personas y las organizaciones, para que todos la sientan propia y comprendan la importancia de una gestión profesional de ella.


7 de marzo de 2019

8M ¡CONOCE A TUS ARCHIVERAS!


Nunca han demandado notoriedad, pero eso no significa que no la tengan, tanto a nivel social como profesional. Las archiveras han estado y siguen estando ahí, demasiadas veces silenciadas, como tantas otras mujeres en la historia y en el día a día.

Desde la AAPA y ACAL queremos que eso cambie. Que su valía y aportación trasciendan incluso más allá del entorno profesional. Por este motivo, nos sumamos a las iniciativas del 8 de marzo, Día Internacional de la Mujer, para defender su empoderamiento como motor de la sociedad democrática que defendemos, para demandar una mayor presencia y reconocimiento de la mujer también desde los archivos. En esta ocasión, hemos incorporado a la Wikipedia la biografía de tres archiveras:
  • Antonia Heredia, indudable referente teórico y profesional de la archivística de las últimas décadas, cuya aportación ha trascendido al ámbito internacional. Socia de honor de la AAPA desde 2007 y Premio de Honor de ACAL en 2018.

  • Una autoridad archivística incontestable y conocida por todos. Sin embargo, también creemos de justicia dar relevancia a más archiveras cuya trayectoria ha sido trascendental para posicionar la archivística y la gestión de documentos, con un alto impacto local, pero no siempre conocidas fuera de sus fronteras.

  • Por eso desde la AAPA, queremos dar a conocer a Palmira Villa, alma máter del Archivo Municipal de Oviedo y una pionera en su modo de entender el archivo dentro y fuera de la institución. Una vida de entrega absoluta a una profesión y una ciudad que no la olvida.

  • Desde ACAL queremos destacar la trayectoria de Ana Feijoo, referente en Castilla y León e infatigable en la concienciación de políticos, funcionarios y ciudadanos en la importancia de los archivos en todos los ámbitos de la sociedad, potenciando su acceso y difusión, así como su adaptación a las nuevas tecnologías desde las tres administraciones públicas (estatal, autonómica y local) para las que trabajó.

Sabemos que son muchas más y queremos que esto no pare aquí. Ya podemos encontrar en red información de otras profesionales como Olga Gallego o las pioneras en la Administración General del Estado. Entendemos que esto no puede ser celebración de un día, por eso nuestro llamamiento a toda la comunidad profesional para seguir sacando a la luz el buen hacer de las archiveras como fiel reflejo de la valía y vocación de servicio público de nuestra profesión. 

¡Sigamos creando referentes!



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