13 de septiembre de 2021

APORTACIONES AL REGLAMENTO DE RECUPERACIÓN DE LA MEMORIA DEMOCRÁTICA DEL PRINCIPADO DE ASTURIAS

Asturias Participa. Audiencia e información para la propuesta de decreto

Entre el 12 de agosto y el 10 de septiembre de 2021 se abrió a audiencia e información pública el Proyecto de decreto por el que se aprueba el Reglamento de la Ley del Principado de Asturias 1/2019, de 1 de marzo, para la recuperación de la memoria democrática en el Principado de Asturias. Analizado el texto del proyecto expuesto en Asturias Participa, desde la AAPA hemos presentado las siguientes aportaciones: 
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La Asociación de Archiveros y Gestores de Documentos del Principado de Asturias (AAPA) fiel a sus fines de defensa y promoción de los principios, derechos y libertades democráticas con el fin de asegurar las garantías documentales propias del Estado social y democrático de Derecho y de los derechos humanos universalmente reconocidos, en relación al proceso de audiencia e información pública relativo a  la propuesta de Decreto por el que se aprueba el Reglamento de la Ley del Principado de Asturias 1/2019, de 1 de marzo, para la recuperación de la memoria democrática en el Principado de Asturias (NORM 2021-60) alega lo siguiente:

Siendo el objetivo de este reglamento el desarrollo y concreción de las funciones, instrumentos y procedimientos necesarios para el adecuado cumplimiento de lo dispuesto en la Ley 1/2019, consideramos imprescindible la regulación de aquellos que hagan posible no solo la consulta y uso de los documentos como fuente primaria de información para divulgar la memoria democrática de Asturias, sino su tratamiento y protección con plenas garantías de autenticidad, integridad y fiabilidad para que su validez jurídica no se vea comprometida en los procesos de identificación y defensa de los derechos de las víctimas.

La mera recopilación de documentos sin un adecuado tratamiento y descripción del contexto, fines y funciones con los que se han producido, aún con la mejor de las intenciones, podría comprometer su uso en procesos judiciales o administrativos en defensa de los derechos de las víctimas y la depuración de responsabilidades. Debe entenderse que no estamos ante supuestos de mero interés cultural, sino ante el tratamiento y protección de documentos de los que derivan responsabilidades y derechos fundamentales. Por este motivo, se considera de vital importancia regular en este reglamento el procedimiento para la identificación y tratamiento de esos documentos que, dentro del ámbito de la Ley 1/2019, servirán para alcanzar sus objetivos.

Partiendo de esas premisas, solicitamos tengan en consideración las siguientes aportaciones:

1) Reglamentar la especial protección y tratamiento de los fondos documentales que son fuente primaria de información para los procedimientos de identificación de víctimas y personas desaparecidas, el descubrimiento de restos humanos y la defensa de los derechos de las víctimas. Esta regulación será también extensiva al tratamiento de los documentos en los que se sustancian los procedimientos y actuaciones que llevadas a cabo dentro del alcance de la Ley 1/2019.

2) Establecer un sistema de información y gestión de documentos que permita administrar la información y los fondos documentales de especial relevancia para garantizar y hacer efectivos los derechos a la verdad, la justicia y la reparación de las víctimas.  Normalizando al menos:
  • a. La identificación y localización de los fondos.

  • b. La descripción de los documentos, prestando especial atención a la identificación de las personas, lugares y hechos que puedan resultar relevantes para los fines de la Ley 1/2019.

  • c. El formato y estructura de la información para garantizar su trazabilidad y favorecer su explotación, dando especial preponderancia a la facilidad de uso para las personas y el empleo de datos estructurados y abiertos, que permitan el tratamiento automatizado y el intercambio con otras instituciones.

  • d. La obtención de copias de los documentos sin necesidad de abono de tasa pública.


3) 
Establecer las alianzas institucionales necesarias para el acceso e intercambio de información que pueda resultar relevante para el acceso a fondos documentales de especial relevancia para el alcance de la Ley 1/2019.

  • a. Entre las que quedan fuera del territorio del Principado de Asturias, para el intercambio de información que permita conocer la existencia y consultar documentos que aluden a personas, hechos y lugares vinculados con la memoria democrática de Asturias.

  • b. Entre las existentes dentro del territorio del Principado de Asturias, coordinando la identificación y tratamiento de esos documentos para que puedan estar al servicio de los fines de la Ley 1/2019 y aportando los medios materiales y organizativos necesarios para ello. En este sentido, impulsar la implicación de las entidades locales, la Universidad, las entidades memorialistas y cualquier otra entidad pública o privada que pudiera conservar entre sus fondos información relevante para la materia, con especial atención a las eclesiásticas, penitenciarias, militares y judiciales.

4) Velar contra la ocultación intencionada, la denegación injustificada de consulta, la apropiación indebida o la destrucción de documentos que pudieran resultar relevantes para los derechos de verdad, justicia y reparación. (Un aspecto en el que sería conveniente incorporar en una actualización de la Ley 1/2019 para su incorporación al régimen sancionador).

5) Considerar la intervención del Gobierno del Principado de Asturias en la protección de documentos que siendo relevantes para los fines de la Ley 1/2019 se encuentren ante tal riesgo de deterioro que pueda verse comprometida su integridad.

En Oviedo, a 10 de septiembre de 2021

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Registro: ENT20210758634


26 de marzo de 2021

AGENDA ARCHIVÍSTICA ABRIL/MAYO

Poco a poco se va reactivando la actividad y vuelven a nuestra agenda eventos que tuvieron que ser aplazados por la pandemia. Por el momento tendrán que ser en línea, pero no por ello menos interesantes. Compartimos información por si fuese de vuestro interés inscribiros:


VIII Congreso de Archivos de Castilla y León
Documentos y archivos en la era de los datos
Fechas: 14 al 16 de abril de 2021
Hashtag: #CACYL
Inscripción para socios/as AAPA: 10 € (Categoría A)
 
La irrupción de la tecnología digital ha alterado de forma disruptiva la forma en que los ciudadanos, empresas, organizaciones y administraciones se relacionan y llevan a cabo sus actividades sociales, culturales y económicas. Este nuevo escenario nos ha situado ante un contexto inédito y un nuevo sistema de creación, gestión y distribución de la información y de los datos, en el que cualquiera puede generar contenidos y cualquiera los puede publicar, de manera sincrónica, en tiempo real y en movilidad. Este cambio radical está obligando a las organizaciones a rediseñar sus procesos y servicios para adaptarse a este nuevo modelo de sociedad, la Sociedad Digital, y aprovechar toda la potencialidad del medio digital. En un momento en el que los datos son el nuevo petróleo, en el que se dice que son los datos, y no los documentos, la base para la toma de decisiones y el foco en el que se centra la gestión de la información, reflexionaremos sobre el futuro del documento como estructura lógica del testimonio archivístico.
 

XVIII Congreso de Archivos de Cataluña
El precio de la ambición
Fechas: 10 al 13 de mayo de 2021
Información: https://arxivers.cat/
Hashtag: #PreuAmbicio
Inscripción antes del 9 de abril: 65 € / 25 € (estudiante/parado)

Objetivos. Explorar nuevas soluciones aplicadas a las funciones archivísticas y retos actuales de la gestión documental. Profundizar en el rol profesional en la gobernanza de la información. Reflexionar sobre las posibilidades, dilemas y consecuencias a largo plazo del trabajo sobre el dato. Fomentar el intercambio de experiencias profesionales.
 
 
XXI Jornadas de Archivos Municipales de Madrid
Documentos esenciales en tiempos de crisis
Fechas: 26, 27 y 28 de mayo de 2021
Hashtag: #21GAMM
Inscripción: gratuita
 
Objetivos. La definición y gestión de los documentos esenciales. Las instituciones y los archivos deben estar preparados para afrontar situaciones de crisis y poder ofrecer respuestas a situaciones imprevistas. Determinar qué documentos o datos se deben salvaguardar y cómo hacerlo mediante una adecuada gestión.

29 de diciembre de 2020

CON NUESTROS MEJORES DESEOS: FELIZ 2021

AAPA: Feliz 2021

Despedimos un año que ha sido complicado como pocos y que, sin embargo, también nos ha enseñado mucho, tanto a nivel personal como profesional. Tal vez como nunca antes, se ha puesto de manifiesto la importancia de los documentos y su adecuada gestión en la vida de las personas y para el funcionamiento de las organizaciones. 

Una verdadera prueba que ha sido necesaria para dar respuesta a la pandemia desde las administraciones públicas a nivel sanitario y asistencial, pero también en la tramitación masiva de emergencia de contratos, ayudas, modificaciones fiscales, los ERTE y un largo etcétera de trámites. En muchos de esos casos la madurez en la gestión de documentos ha sido la clave para poder dar respuesta en tiempo y forma; en otros, para desvelar dónde debe ser reforzada para la administración electrónica. Un mejor diseño de los documentos, la verdadera interoperabilidad, la supresión de redundancias haciendo posible la reutilización de documentos e información que ya obra en las administraciones, mejorar los puntos de acceso, se han desvelado estratégicos en esos momentos de urgencia, que ojalá seamos capaces de canalizar. 

El teletrabajo ha sido otro gran hito de este último año, que nos pone sobre la mesa un importante reto que debe incardinarse con la gestión de documentos de nuestras organizaciones. Qué debemos documentar, la trazabilidad de las actuaciones y no menos importante, la preservación o destrucción de documentos que en estos meses se han producido todo lo bien (o lo mal) que nos han permitido las circunstancias, pero que son imprescindibles para la rendición de cuentas o como prueba del desempeño llevado a cabo en este tiempo. 

Desde una perspectiva más divulgativa, han sido muchos los que se interesaron por el estudio de pandemias previas, como la gripe de 1918, y quienes durante el confinamiento aprovecharon para adentrarse en la riqueza de nuestros fondos documentales más antiguos o para profundizar en la transparencia de las administraciones públicas

Y mientras todo eso sucedía, la pandemia también ha quedado documentada de formas muy diversas que ahora empiezan a analizarse desde múltiples perspectivas, abriendo entre otros el debate de cuánto es colección y cuánto archivo, individuales o colectivos. 

Es así que el año que despedimos nos deja mucho material para la reflexión, que ojalá durante 2021 nos permita seguir creciendo profesionalmente, desde los cimientos sólidos de la Archivística y con la clara vocación de servicio que nos caracteriza

Gracias por vuestro esfuerzo, confianza y cariño. 


Desde la AAPA os transmitimos nuestros mejores deseos para el nuevo año que ya está ahí.

¡Seguimos!

16 de diciembre de 2020

APORTACIONES AL PLAN ESTRATÉGICO DE TRANSPARENCIA DEL PRINCIPADO DE ASTURIAS

Índice del Proyecto de Plan Estratégico de Transparencia del Principado de Asturias

Entre el 26 de noviembre y el 10 de diciembre de 2020 se abrió a audiencia e información pública el Proyecto de Plan Estratégico de Transparencia del Principado de Asturias (pdf). Analizado el texto del proyecto expuesto en Asturias Participa, desde la AAPA hemos presentado las siguientes aportaciones cuyo objetivo es poner de relevancia que la gestión de documentos es la base para la transparencia, el derecho de acceso a la información pública y el buen gobierno:

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La Asociación de Archiveros y Gestores de Documentos del Principado de Asturias (AAPA) tiene entre sus fines formular las propuestas más convenientes en orden a una más eficaz administración de documentos y archivos y, en esta línea, siempre se ha implicado en que Asturias tenga unas administraciones públicas más eficientes, transparentes, accesibles y democráticas, con el pleno convencimiento de que una adecuada gestión de documentos y archivos será un eje estratégico para su consecución y para un servicio público de calidad. Por este motivo, en relación al proceso de audiencia e información pública relativo al Plan Estratégico de Transparencia del Principado de Asturias alegamos lo siguiente: 


1) Con carácter general, el plan denota un conocimiento poco actualizado del potencial de la gestión de documentos y con una marcada perspectiva historicista. La gestión de documentos actual, en los términos del marco normativo internacional en la materia, da respuesta a muchos de los objetivos formulados (sobre reutilización de la información, formato, transformación pública, innovación y eficiencia) y aplicarla en esos términos, desde el diseño, daría respuesta a las confusas alusiones que existen en el Plan a la producción de documentos vs. la "creación de datos". No está entre los fines de las administraciones públicas (AAPP) "crear datos", sino prestar servicio público. Es en ese desempeño donde se producirán y recopilarán documentos y otra información, dentro de un contexto y con unas exigencias que deben ser salvaguardados, para dar soporte a esa acción pública y al derecho de acceso a la información. Esto es algo que solo se consigue mediante la gestión de documentos de la organización con una visión transversal de todo ese contexto de producción, de hecho así lo especifica el marco jurídico y normativo vigente, e incluso referentes utilizados en el propio Plan (véase Estados Unidos o comunidades autónomas como Andalucía y Cataluña). Y, en cambio, pese al amplio número de referencias utilizadas, la propia Política de Gestión de Documentos del Gobierno del Principado de Asturias ni siquiera es mencionada en este Plan cuando es un eje estratégico para fijar los criterios, pautas y estrategias que guiarán la producción, transferencia/captura, tratamiento, acceso y conservación de los documentos gestionados en la organización, con el fin de asegurar su autenticidad, fiabilidad y disponibilidad a lo largo del tiempo. 

Por eso solicitamos se tengan en consideración estas aportaciones, se incluya una línea estratégica que ancle estos cimientos para que los demás objetivos se estructuren en torno a información primaria fiable, íntegra, auténtica y disponible con plenas garantías de accesibilidad, completitud y actualización


2) Sobre la extrema focalización en los datos en abstracto y sobre su "creación", presente en todo el documento y aparentemente desconectada de la actividad de las instituciones públicas, seguimos ahondando en lo expresado en el punto anterior. Invitamos al estudio de experiencias de mercado en big data (tanto privadas como públicas), donde pese al inmenso potencial de las herramientas y tecnologías desarrollados, la clave estratégica pasa por la calidad de los datos. Unos datos que, en el caso que nos ocupa, deben ser producidos en un contexto delimitado. Es fundamental reformular cómo se producen en la operativa diaria de la acción pública, de modo que los datos que se ofrezcan sean fiables, íntegros y auténticos pero también que se obtengan y traten de manera ágil y eficiente. Evitando, como bien se apunta en el plan, un sobre esfuerzo (y consiguiente sobrecoste) en su transformación y reelaboración. En este sentido, conviene destacar que impulsar la reutilización de la información de los documentos públicos (hoy ya mayoritariamente electrónicos) y dentro de su contexto, favorece tanto el efectivo cumplimiento de las obligaciones de publicidad activa y derecho de acceso a la información pública, como muy especialmente, el cumplimiento del derecho a no presentar documentos que ya obran en poder de la administración, por simplificación administrativa y mejor servicio público. Por eso insistimos en que el objetivo de las AAPP no es "crear datos" sino producirlos respetando las exigencias de su contexto competencial y en favor del mejor servicio público. También solicitamos que se estudie más detenidamente este aspecto y la propia Política de Gestión de Documentos del Gobierno del Principado de Asturias (proceso de diseño y tipos documentales), así como las implicaciones que pueda tener con la línea estratégica 4, para evitar inversiones que fracasen o induzcan a resultados indeseados o incompletos por no poder suministrarle datos de calidad


3) En lo que respecta a la línea estratégica 2, se alude al mapeo de información relevante en la organización, para lo que en aras de la eficiencia citada en el Plan solicitamos que no se sigan multiplicando los instrumentos de acceso y se use para ello el cuadro de clasificación funcional de documentos que se encuentra alineado con las funciones que articulan el presupuesto del Gobierno del Principado de Asturias, así como la actividad de la organización y el catálogo de procedimientos. Garantiza una fuente única, primaria y viva.


4) Creemos importante no despistar en estas estrategias la necesidad de documentar la acción pública en el Gobierno y la Administración del Principado de Asturias, organismos autónomos y demás entes públicos, no solo en lo que afecta a actuaciones sujetas a procedimiento administrativo sino, también, a la toma de decisiones y el ejercicio de las obligaciones de aquellas personas que ostentan cargo público. Algo que puede ser contemplado tanto a efectos de publicidad activa, como en el derecho de acceso (usando las mismas referencias citadas en el plan, véase el caso de Estados Unidos). A nivel del Plan, además de establecerse indicadores de seguimiento, puede ser contemplado en la línea transversal de sensibilización y formación, extensible también a entidades locales y otras instituciones. Creemos que es un aspecto estratégico para anclar la confianza pública en las instituciones y sus representantes.


5) Invitamos a que también se contemple la publicidad activa en materia de gestión de documentos y mediante datos abiertos, por ejemplo publicando indicadores de producción de documentos, valoración, selección, acceso y destrucción. También haciendo públicos los expedientes y análisis de la Comisión de Valoración y Calificación de Documentos Administrativos del Principado de Asturias. 


6) Aunque se indica que el alcance se ciñe al Gobierno del Principado de Asturias, trasladamos la emergencia en dar soporte a las entidades locales en cumplimiento de las exigencias del Estatuto de Autonomía, dado que son muchas la carencias detectadas en este sentido.

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