Administración electrónica
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5 de mayo de 2020

ARCHIVOS, GESTIÓN DOCUMENTAL Y TRANSPARENCIA EN TIEMPOS DE COVID19

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Bajo el título: Archivos, gestión documental y transparencia, en tiempos de COVID19, el pasado 5 de mayo de 2020, la presidenta de la AAPA, Fátima Rodríguez Coya, participó en el coloquio online organizado por Gobierno Transparente (@TransparenteGob) junto con Joan Soler (presidente de la AAC, Associació d'Arxivers - Gestors de documents de Catalunya) y Gerardo Bustos Pretel (Administración General del Estado) en el que se analizó cómo el confinamiento provocado por la pandemia de COVID19 ha afectado en el día a día el trabajo de los archivos, gestión documental de las organizaciones y la transparencia.
El vídeo del coloquio se encuentra disponible en el siguiente enlace:
Desde la AAPA queremos agradecer a Gobierno Transparente, a Rafael Ayala y a Rosario Lopaz su invitación.

9 de abril de 2019

SIMPLIFICACIÓN Y REDISEÑO DOCUMENTAL

FORMACIÓN 2019


 
Repetimos y leemos con asiduidad que el volumen de documentos que manejan nuestras organizaciones es cada vez más elevado, y eso acaba dificultando su gestión a todos los niveles. Arrastrar una producción de documentos que se limita a replicar el modelo analógico de documentos en papel y la facilidad que existe para generar copias electrónicas, empieza a acarrear considerables problemas de gestión, interoperabilidad y sobredimensiona su almacenamiento, sin que ello repercuta necesariamente en una actuación más ágil, ni la prestación de mejores servicios. Una de las barreras para que la administración electrónica avance. 
 
Hay un modo de hacerlo mejor y lo veremos en este curso, que tendrá un elevado componente práctico. La solución pasa por tomar conciencia de qué documentos es necesario producir para garantizar las exigencias jurídicas que los motivan, y aprovechar el potencial electrónico para hacerlos más sencillos. Producir documentos digitales nativos (no digitalizaciones de documentos en papel o asimilados) de modo que favorezcan una tramitación más ágil, interoperar, aligerar el volumen de almacenamiento y automatizar el tratamiento de la información para cuestiones tan relevantes como la protección de datos, la transparencia o la reutilización de la información.
 
Oportunidades inmediatas para una eAdmón de calidad.
 

OBJETIVOS

  • > Contextualizar la producción de documentos en las organizaciones en el actual proceso de transformación electrónica y gobierno abierto.
  •  
  • > Vincular la trascendencia de la gestión documental en la actividad de las organizaciones para la eficiencia, continuidad del servicio y como fuente primaria de información pública.
  •  
  • > Aprender técnicas que capaciten para el análisis y la simplificación documental de los procedimientos administrativos que optimicen la producción y gestión de documentos públicos en el contexto de la administración electrónica.
  •  
  • > Aprender a diseñar documentos electrónicos nativos que potencien la explotación de la información que contienen tanto dentro de la organización como al servicio de la ciudadanía.
 

CONTENIDO

  •  
  • 1. Producción administrativa y transformación digital
  •         - Procesos y gestión de documentos
  •         - Producción documental y simplificación administrativa 
  •         - Auditoría de Gestión documental para la gestión electrónica
  • 2. Análisis y simplificación documental de los procedimientos
  •         - Métodos de análisis
  •         - Indicadores de impacto
  •         - Fases del proceso de reingeniería documental
  • 3. Normalización de documentos y explotación de la información
  •         - Estructura y normalización de documentos
  •         - Variables de información y rediseño de documentos
  •         - Automatización orientada al gobierno abierto
  •  

METODOLOGÍA

Sesiones presenciales, con formación teórica y aprendizaje activo a partir de la experimentación del alumnado, donde se resalten los principales contenidos y se subrayen los más destacados valiéndose de debates, exposición de casos y/o realización de supuestos prácticos (metodología Administrative Process Study, APS).
 

DESTINATARIOS

Técnicos de gestión de la información, gestores de documentos, archiveros, responsables de calidad y procesos, gestores administrativos, directivos, tanto del sector público como privado, implicados en la mejora y la adaptación de las administraciones y organizaciones a la transformación digital.
 

DIRECCIÓN

Joan Carles Faus Mascarell [@joancarlesfaus] Técnico de procesos y archivo administrativo del Ayuntamiento de Gandía, adscrito al área de Administración, Modernización y Gobierno abierto. Auditor en Sistemas de Gestión de Documentos ISO-30300/30301. Postgrado en Administración Electrónica. Profesor del módulo de procesos del MGDIE (UB) y formación continua en gestión documental, reingeniería de procesos, políticas de transparencia y gobierno abierto. Miembro de #Equipo3Llaves para la transparencia; Red de EELL para transparencia y participación ciudadana de la FEMP; y #DIVALDirectia2.
 

HORARIO E INSTALACIONES


  • > Jueves, 25 de abril: 9.00 a 14.30 h. y 16.00 a 18.30 h.
  • > Viernes, 26 de abril: 9.00 a 13.00 h.

LUGAR: Sala de prensa del Edificio Administrativo de Servicios Múltiples del Gobierno del Principado de Asturias. C/ Trece Rosas 2, Planta Plaza. 33005 OVIEDO
 

INSCRIPCIÓN

PLAZAS LIMITADAS: 40 personas.
La inscripción será GRATUITA, aunque será preciso realizar reserva previa, a través del formulario de inscripción o enviando un correo electrónico a formacion@archiverosdeasturias.com indicando:
  • Asunto: Inscripción 2019.
  • Incluye tus datos: apellidos, nombre, DNI, organización en la que trabaja y si solicitas certificado.
Los/as socios/as de la AAPA y de ACAL, así como el personal del Principado de Asturias y de entidades miembro del CAST, recibirán certificado acreditativo de participación (12 horas). Para los demás asistentes, la expedición del certificado, en caso de solicitarlo, conllevará un coste de expedición de 25 €.
 

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CONSORCIO ASTURIANO DE SERVICIOS TECNOLÓGICOS
C/ Trece Rosas 2 - 6ª planta dcha. 33005 Oviedo. http://www.i-cast.es/


20 de octubre de 2016

LA REFORMA ELECTRÓNICA DE LA ACTUACIÓN ADMINISTRATIVA

FORMACIÓN 2016




La aprobación y progresiva entrada en vigor de las leyes 39/2015 de Procedimiento Administrativo Común y 40/2015 de Régimen Jurídico del Sector Público ha supuesto una de las reformas de mayor calado y la apuesta definitiva por un entorno electrónico, ya no como una declaración de intenciones sino con obligaciones jurídicas al más alto nivel, con fuertes implicaciones procedimentales y, por ende, en la producción y gestión de documentos administrativos.

POR QUÉ ESTE CURSO          

Nos encontramos con distintas administraciones públicas, en diferentes fases de desarrollo e implantación de estos cambios pero con idénticas exigencias:

«¿lo estamos haciendo bien?, ¿qué priorizar?, 
¿por dónde empezar?, ¿por dónde continuar?...»

En este curso proponemos fijar las claves en la reforma electrónica de la actuación administrativa, en lo referido a la gestión de documentos, para afrontarla con las máximas garantías de éxito.

CONTENIDO

1. Introducción a la reforma electrónica de la actuación administrativa.
2. Nuevo régimen de:
      - Identificación y firma electrónica de los interesados y de la Administración.
      - Representación electrónica: registro de apoderamientos y uso de certificados representante
      - Registro de entrada exclusivamente electrónico.
      - Los documentos administrativos exclusivamente electrónicos, copias y expedientes.
      - Notificación exclusivamente electrónica.
      - Archivo electrónico.



METODOLOGÍA 

Sesiones presenciales, con formación teórica y metodológica, donde se resaltarán los principales contenidos, a la par que se subrayarán algunos  de ellos valiéndose de debates y exposición de casos prácticos. 
«Con el objetivo de compartir y de adquirir los 
conocimientos y las habilidades de forma dinámica»

DESTINATARIOS

Empleados del sector público o privado implicados en proyectos de adaptación al nuevo marco normativo, tanto desde la perspectiva jurídica, tecnológica o de la gestión de documentos:

alta dirección, tramitadores/as, informáticos/as, archiveros/as, consultores/as
en gestión de documentos, y profesionales que, de una u otra manera estén 
relacionados con la transformación digital de las instituciones.


DIRECCIÓN

Ignacio Alamillo Domingo, Director General de Astrea La Infopista Jurídica, y asimismo Responsable de Innovación de Logalty e Investigador en el GRISC (Centro de Gobierno del Riesgo). Abogado y CISA, cuenta con una dilatada experiencia en materias como la firma electrónica y la administración electrónica. Ha sido Consultor Senior de Seguridad en el CTTI de la Generalitat de Cataluña, Responsable de Análisis e Investigación en la Agencia Catalana de Certificación, y Gerente de Consultoría y Asuntos Legales en la Agencia de Certificación Electrónica.

HORARIOS E INSTALACIONES

         
          > Jueves, 24 de noviembre: 9.00 a 14.00 y 16.00 a 18.30 horas.
          > Viernes, 25 de noviembre: 9.00 a 13.30 horas.

Salón de Actos del Edificio Administrativo del Principado de Asturias.
C/ Hermanos Menéndez Pidal, nº 7-9 33005 OVIEDO


INSCRIPCIÓN

La inscripción será GRATUITA, aunque será preciso realizar reserva previa:
     Envía : Inscripción 2016
     A: formacion@archiverosdeasturias.com
     Incluye tus datos: apellidos, nombre, DNI, actividad profesional y centro de trabajo.

Los/as socios/as de la AAPA, asociaciones de la CAA o trabajadores/as de entidades miembro del CAST, recibirán certificado acreditativo de participación (12 horas). Para los demás asistentes, la expedición del certificado, en caso de solicitarlo, conllevará un coste de expedición de 25 €.

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CONSORCIO ASTURIANO DE SERVICIOS TECNOLÓGICOS
C/ Coronel Aranda nº 2 - 6ª planta dcha.
33005 Oviedo
http://www.i-cast.es



COORDINADORA DE ASOCIACIONES DE ARCHIVEROS

7 de septiembre de 2016

No jueguen con el patrimonio y los archivos


No jueguen con nosotros, por favor, porque en el juego político de estas últimas semanas están cosechando titulares y enconando posiciones, pero la historia es de sobra conocida: cuando pasan estos vientos y más se les necesita, es cuando su ausencia y nuestra espera se eterniza.

El debate surge estos días por el archivo de la Fábrica de Armas de Trubia, del que evidentemente no va a ser la Asociación de Archiveros y Gestores de Documentos del Principado de Asturias la que cuestione su valía, pues tarde están llegando ya, unos y otros, a interesarse por su protección. Sin embargo, al igual que ha sucedido en otras ciudades, una vez más resulta mezquino ver cómo se instrumentaliza a la ciudadanía, al patrimonio y a los archivos en las guerras políticas.

¿Cuántos de los que hoy debaten arduamente sobre este tema conocen el estado del archivo municipal de Oviedo?, ¿y el caso de otros archivos en riesgo de desaparición en Asturias?, ¿dónde están ahí esos mismos políticos municipales y autonómicos? No restamos importancia al caso de Trubia, pero permítannos dudar del grado de compromiso y coherencia más allá de los titulares.

La ciudad de Oviedo cuenta con una joya de archivo municipal reconocido más allá de nuestras fronteras, pero lamentablemente no se puede decir que haya sido por la implicación recibida por la Corporación, sino por el tesón de profesionales como Palmira Villa y Ana Herrero. Mientras los políticos prometen obras faraónicas, aún no ha habido uno que se haya planteado dignificar uno de los servicios que más volumen de consultas recibe y que no cumple siquiera con unas condiciones mínimas de accesibilidad, y que sigue carente de espacio y personal.

En el otro extremo se encuentran las imponentes instalaciones del Archivo Histórico de Asturias donde, como sí hay espacio, los políticos no dudan en plantearse enviar incluso una filmoteca. Acaso mejor harían, como nuestros vecinos gallegos, blindando la salida de la región de los documentos de la desaparecida Cajastur; unos fondos que, al contrario que los de Trubia (que más lejos que cerca, seguirían en manos de entidades públicas y siempre accesibles), sí corren un verdadero riesgo de desaparición.

Entretanto, mientras a unos y a otros se les llena la boca hablando de patrimonio documental asturiano, Asturias sigue sin disponer de una ley y un sistema autonómico de archivos, pese a lo dispuesto en la legislación. Como los políticos solo visibilizan lo anecdótico, algunos se preguntarán: ¿y qué más dará si ya tenemos una ley de patrimonio cultural? Sin embargo, es algo que va más allá de documentos antiguos: la necesitamos porque afecta también a nuestros derechos como ciudadanos, al acceso a la información pública que debe ser obtenida de los documentos de las distintas administraciones públicas y es la vía para un funcionamiento administrativo con plenas garantías de derecho.

El Principado de Asturias además, tiene la obligación de asumir las competencias de coordinación en materia de archivos y gestión de documentos entre los concejos asturianos como comunidad uniprovincial que somos, algo que en otros lugares suelen asumir las diputaciones. Esta omisión de funciones y los fuertes cambios a los que se están sometiendo a las administraciones en materia de tramitación, relación con los ciudadanos y transparencia, hacen que se estén dando unas fuertes desigualdades entre ciudadanos de grandes ciudades y pequeños concejos, ciudadanos de primera y de segunda en función de la capacidad de respuesta individual de cada concejo, cuando una coordinación y cooperación conjunta a nivel regional podría solventarlo.

Así que señoras y señores representantes políticos: a todos nos importan los derechos y la memoria de la ciudadanía, pero no los instrumentalicen. Cuídenlos y respétenlos como se merecen y como les exigimos en sus responsabilidades, más allá de titulares y argucias. No jueguen con nosotros, por favor.

Fátima Rguez. Coya
Presidenta de la AAPA
_________________________________________
Tribuna de opinión publicada en el periódico
La Nueva España de 6 de septiembre de 2016,
en edición web e impresa (edición de Oviedo, p. 4)

3 de junio de 2016

Premio Evolución 2016


Premio Evoluciona 2016

Ayer tuvo lugar en Gijón la ceremonia de entrega del Premio Evolución 2016 a la mejor implementación en gestión de la información, un evento que desde esta Asociación hemos apoyado desde el principio y del que nos mostramos sumamente orgullosos.

Organizado por Doc-it, empresa especializada en soluciones de gestión documental y asociada institucional de la AAPA, este premio tiene por objetivo ayudar al crecimiento de las empresas y organizaciones del territorio asturiano con la integración en los nuevos sistemas empresariales basados en la tecnología, al tiempo que se fomenta una red de comunicación entre ellas, en la que poder apoyarse para evolucionar. Plenamente partícipes de esos objetivos, la AAPA apoyó y aceptó formar parte del jurado de estos premios, donde fuimos representados por nuestro Secretario, Alfonso Díaz Rodríguez.

Entre las veintiuna candidaturas presentadas, la alegría fue máxima al descubrir la nominación del Archivo Municipal del Ayuntamiento de Siero, dirigido por otra de nuestras asociadas Rosa Villa González. En la categoría de Organismos, entidades e instituciones públicas, se postulaba como finalista por su concepto de archivo único, fruto de un proceso evolutivo que se inició en los años 90 y que actualmente pasa por la transformación digital y adaptación al cumplimiento de la variada normativa que afecta a este tipo de instituciones. El conocimiento adquirido durante todo este tiempo ha supuesto una ventaja con respecto a la situación organizativa de archivos municipales similares, a lo que se añade la implantación de un software a medida para la gestión del centro y sus fondos.

Ángel Cabal entrega el diploma a Rosa Villa
En una emotiva y amena ceremonia, tanto autoridades del Ayuntamiento de Siero como el Concejal de Economía, Hacienda, Modernización y Administración municipal, D. Alberto Pajares San Miguel, como una representación de socios y miembros del Comité Ejecutivo de AAPA, disfrutamos acompañando a Rosa Villa. Y aunque finalmente el premio fue para el Ayuntamiento de Avilés, tras recibir el diploma de manos del Director General de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones del Gobierno del Principado de Asturias, Ángel Cabal Cifuentes, Rosa Villa dedicó unas palabras de reconocimiento a la labor que desempeñamos los archiveros en las instituciones y el servicio que los archivos prestan a la sociedad, animando a seguir apoyando y desempeñando con valentía nuestras funciones.

Así pues, una jornada de honda satisfacción, que esperamos que haya sido el inicio de más proyectos compartidos, que den visibilidad a buenas prácticas y profesionales, que sirvan de motor para la colaboración y evolución entre organizaciones y profesionales multidisciplinares de la región. 

Gracias a los que lo habéis hecho posible y enhorabuena a todos.

Toda la información sobre Premio Evolución en  http://www.premioevolucion.es/ y hashtag #premioevolucion16
En el centro, la archivera municipal de Siero, Rosa Villa (con el diploma en mano) y el concejal de Economía, Hacienda, Modernización y Administración municipal, Alberto Pajares (con el premio),
acompañados de varios socios de la AAPA

9 de septiembre de 2014

GESTIÓN Y PRESERVACIÓN DE DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS

FORMACIÓN 2014



GESTIÓN Y PRESERVACIÓN DE DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS 

EL CASO DEL CONSORCI ADMINISTRACIÓ OBERTA DE CATALUNYA (AOC)


Dirección: Raimon Nualart
Oviedo 3 de octubre de 2014

La acción formativa cuya inscripción es gratuita, está dirigida a los profesionales del ámbito de la administración de archivos, gestión y preservación de documentos electrónicos.

OBJETIVOS

  • Conocer los servicios de gestión y preservación de documentos electrónicos
  • Analizar los servicios DESA’L e iArxiu del Consorcio AOC
  • Conocer las funcionalidades y servicios de los repositorios digitales
  • Analizar la custodia y preservación de documentos electrónicos a largo plazo

PROGRAMA

  1. Introducción a los servicios de gestión y preservación de documentos electrónicos del Consorcio AOC (Administració Oberta de Catalunya)
  2. Servicio de mantenimiento y actualización de firmas electrónicas: S-PERDURA
  3. Servicio de gestión de documentos y expedientes electrónicos en fase de tramitación: DESA’L
  4. Servicio de archivo y preservación digital: iArxiu
  5. Sesión práctica con DESA’L
  6. Sesión práctica con iArxiu
  7. Metodología

HORARIO 

Viernes 3 de octubre de 11 a 15 horas y de 16:30 a 18:30 horas.
La duración de la jornada es de 6 horas

RESERVA DE PLAZAS 

INSCRIPCIÓN GRATUITA hasta completar el aforo (80 plazas).
Debido a la limitación del aforo se requiere una preinscripción mediante el envío de un correo electrónico con los siguientes datos: apellidos, nombre, DNI, actividad profesional, dirigido a: formación@archiverosdeasturias.com

La reserva de plazas se hará por orden de inscripción hasta el día 30 de septiembre de 2014.

Los socios de la AAPA tienen reservada de oficio una plaza para      la jornada. Aún así habrán de comunicar su inscripción 

CERTIFICACIÓN DE ASISTENCIA

Para aquellas personas que no sean socios de la AAPA, la expedición del certificado de asistencia, en caso de solicitarlo, conllevará un gasto de gestión de 15 €.

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ORGANIZA


MAS INFORMACIÓN

28 de abril de 2014

PREMIO ADMINISTRACIÓN JUDICIAL ELECTRÓNICA 2014 AL GOBIERNO DEL PRINCIPADO DE ASTURIAS

El Gobierno del Principado de Asturias y la Junta de Andalucía reciben  ex aequo  el premio Administración Judicial Electrónica 2014 por sus aportaciones al Grupo de Trabajo de gestión archivística otorgado por la Fundación española SOCINFO.

Desde la Asociación de Archiveros y Gestores de documentos del Principado de Asturias, felicitamos a los premiados, y especialmente a María Fátima Rodríguez Coya, Archivera en el Tribunal Superior de Justicia de Asturias, que es la representante asturiana en este Grupo de Trabajo.


El premio será entregado el día 29 de abril en Madrid durante la clausura del seminario "TIC en la Modernización de la Justicia (X)" , 

30 de septiembre de 2013

ANÁLISIS Y MEJORA DE PROCESOS ORIENTADOS A LA GESTIÓN ELECTRÓNICA DE DOCUMENTOS

FORMACIÓN 2013




ANÁLISIS DE PROCESOS ORIENTADOS A LA
GESTIÓN ELECTRONICA DE DOCUMENTOS
Oviedo, 18 de octubre de 2013

Profesor: Jordi Serra Serra
Universidad Autónoma de Barcelona
Codirector del Máster de Gestión documental e 
Información en las Empresas

Reserva de plazas
Nº de plazas: 30. Quienes deseen inscribirse deberán remitir un correo electrónico con sus datos de contacto a formacion@archiverosdeasturias.com

Abierto el plazo de inscripción hasta el 15 de octubre de 2013. En caso de no reunir un número mínimo de alumnos, la AAPA se reserva el derecho a suspender su celebración. 

4 de febrero de 2013

NOVEDAD EDITORIAL. Requisitos archivísticos en la implantación de la administración electrónica de las entidades locales


Los archiveros siguen cumpliendo sus funciones esenciales, también en la era electrónica, aunque necesitan rearmarse intelectualmente para poder aportar valor añadido tanto en la definición de las políticas de administración electrónica, como en la formulación funcional de los sistemas de información que soporten gestión documental y archivo electrónico.

Tomando como referencia el marco jurídico español, y las normas de carácter técnico, tanto nacionales como internacionales, que inciden de manera directa en la definición de las políticas de gestión de documentos, y en la ejecución de la función de archivo en las organizaciones nace este trabajo que no pretende ser un manual de gestión documental, sino un práctica guía que permita tanto al archivero, como a la dirección de las organizaciones, disponer de una base teórica de referencia para abordar con éxito cualquier proyecto de gestión documental y archivo.

El trabajo editado en formato electrónico está accesible bajo licencia Creative Common. 
© AAPA - Archiveros de Asturias