TRANSPARENCIA: DESESTIMADO POR INEXISTENCIA DEL DOCUMENTO

[ACTUALIZADO: FEBRERO 2019]

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La AAPA ha hecho uso del derecho de acceso a la información pública para conocer cuánto hay de cierto en las repetidas declaraciones del Gobierno del Principado de Asturias y sus representantes, sobre su programa integral en materia de archivo y documentación en los órganos judiciales de Asturias.

Desde 2017, hemos localizado numerosas fuentes de información que hacen alusión a dicho programa o plan de actuación (pues se alternan las denominaciones), para solucionar los problemas organizativos existentes en la gestión de los documentos judiciales de los organismos de la región. Destacamos alguna de esas referencias:

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• 30/08/2017 > El Principado pondrá en marcha un plan de archivos judiciales por la saturación de expedientes: "La directora de Justicia asegura que habrá dos vías de actuación. El Principado pondrá en marcha un plan de archivos judiciales por la saturación de expedientes que hay en los juzgados. En declaraciones a TPA, la directora de Justicia, Encarnación Vicente, asegura que habrá dos vías de actuación. Por un lado, se pondrá en marcha una Junta de Expurgo, que destruirá los documentos que ya no se usan. Por otro, se está buscando un local para instalar allí los expedientes que no son de uso habitual.
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• 13/10/2017 > Acuerdo de desconvocatoria de huelga firmado por la Directora General de Justicia y los miembros del comité de huelga de las organizaciones sindicales: 9.- Archivos judiciales. La Administración se compromete a ejecutar un Plan de Actuación en los archivos judiciales que contribuya a solucionar los problemas organizativos actualmente existentes.
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• 05/11/2017  > El Principado inicia en el Palacio de Justicia de Oviedo un programa para reorganizar los archivos de los órganos judiciales: La Consejería de Presidencia y Participación Ciudadana, a través de la Dirección General de Justicia, ha iniciado en el Palacio de Justicia de Oviedo un programa para reordenar los archivos de los órganos judiciales del Principado. […] El Gobierno de Asturias atiende con este programa una demanda relacionada con este tipo de archivos, lo que permitirá resolver en primer lugar la escasez de espacio en el Palacio de Justicia de Oviedo y habilitar otros nuevos. También se da cumplimiento a uno de los puntos del acuerdo alcanzado con las organizaciones sindicales que permitió, el pasado mes de octubre, la desconvocatoria de la huelga del personal de este ámbito.
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• 11/11/2017 > La capacidad de los juzgados asturianos está al límite: El Principado contrata a una empresa especializada para limpiar, documentar y destruir lo necesario. Ante la falta de espacio en los juzgados para guardar los miles de expedientes que se acumulan año a año, el Principado acaba de contratar a una empresa especializada. Su misión será la de limpiar, documentar y destruir lo que no sea necesario. Los expedientes anteriores a 1992 se llevarán al Archivo Histórico para así, dejar espacio y seguir acumulando. Algunos juzgados aseguran estar al límite y ya guardan carpetas hasta en los pasillos. 
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• 28/06/2018 > Sesión del Pleno de la Junta General del Principado de Asturias. Asunto número 9: pregunta de la Diputada del Grupo Parlamentario Ciudadanos doña Diana María Sánchez Martín al Consejero de Presidencia y Participación Ciudadana sobre si se ha creado la Comisión de Expurgo y, en su caso, cuánto dinero ha invertido el Gobierno del Principado en su creación (10/0186/0345/06952). De la esa intervención en el Pleno destacamos las siguientes declaraciones del Consejero de Presidencia y Participación Ciudadana, Guillermo Martínez: "La convocatoria de la junta de expurgo forma parte de un Programa integral en materia de archivo de expedientes y documentación en los órganos judiciales que el Gobierno había contemplado en el proyecto de presupuestos para el años 2018, con una partida de medio millón de euros. La situación de prórroga presupuestaria no nos permite el desarrollo, por tanto, de todas las acciones contempladas en ese plan de archivos judiciales, pero sí estamos articulando diferentes medidas para actuar sobre la situación de algunos órganos judiciales".
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• 12/07/2018 > Principado y Justicia conforman la Junta de Expurgo de documentos judiciales. El inicio de la actividad de la junta es una de las acciones previstas por el Gobierno de Asturias para poner en marcha un Plan de Archivos Judiciales y acometer una actuación integral en los espacios de almacenamiento de juzgados y tribunales.
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Según las declaraciones del Consejero de Presidencia y Participación Ciudadana en sede parlamentaria y las reiteradas alusiones en los medios de comunicación, pese a que no fue aprobado el proyecto de presupuestos, las actuaciones que se están llevando a cabo se promocionan como medidas parciales que siguen la estrategia definida en dicho plan/programa de archivos judiciales (así se promocionó, por ejemplo, la contratación a la que se refiere la noticia del 11/11/2017, contrato menor con número de expediente 41-17-ME).

  

Recordemos que, según Resolución R/0025/2018 (100-000289) del Consejo de Transparencia y Buen Gobierno, los altos cargos políticos han de facilitar los informes y estudios que avalen los datos que trasladen a la opinión pública: se reconoce el derecho de acceso a todos aquellos informes, estudios y/o documentos públicos utilizados como fundamento de los datos económicos y afirmaciones vertidas por un representante (en aquel caso un Ministro) en sus comparecencias (entonces, ante el Congreso de los Diputados).

No habiendo localizado información alguna al respecto entre los planes y programas estratégicos del gobierno, publicados en el Portal de la Transparencia de Asturias, el pasado 1 de agosto la AAPA registró una consulta dirigida a la Dirección General de Justicia en los siguientes términos:

• INFORMACIÓN QUE SE SOLICITA: "Programa integral en materia de archivo de expedientes y documentación en los órganos judiciales". En alusión al mismo programa, también solicitamos acceso a los documentos en los que se substancien el análisis y estudio de la viabilidad del proyecto; la definición del alcance, objetivos, responsables de su ejecución y presupuesto asignado; el cuadro de mando establecido para su seguimiento y evaluación (indicadores, responsables y prioridades establecidas), y la calendarización prevista.
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• MOTIVO POR EL QUE SOLICITA LA INFORMACIÓN: De forma repetida se ha hecho alusión a ese programa, tanto en medios de comunicación, como el Consejero de Presidencia y Participación Ciudadana, en su intervención sobre la materia en el Pleno de la Junta General del Principado de Asturias de 28 de junio de 2018. La Asociación de Archiveros y Gestores de Documentos del Principado de Asturias, lo considera información relevante para dar cumplimiento a los fines establecidos en sus estatutos.
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La Consejería de Presidencia y Participación Ciudadana ha resuelto INADMITIR nuestra consulta dada la INEXISTENCIA del Programa integral en materia de archivo y documentación de los órganos judiciales. Acceso al texto completo de la resolución (pdf: 76 KB). [Se ha tramitado una reclamación ante el Consejo de Transparencia y Buen Gobierno, aún pendiente de resolución. Expediente RT 0390/2018]

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ACTUALIZACIÓN

Reclamación CTBG

Expediente RT 0390/2018

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Una vez registrada la reclamación de la AAPA (pdf: 430 KB), el CTBG dio comienzo a su tramitación, informando y dando trámite de audiencia al órgano de que desestimó nuestra consulta.
En este sentido, resultan especialmente reveladoras las alegaciones presentadas desde la Secretaría General Técnica de la Consejería de Presidencia y Participación Ciudadana del Gobierno del Principado de Asturias (pdf: 140 KB). Se reafirma en la respuesta: "no existe tal Programa integral en materia de archivo de expedientes y documentación de los órganos judiciales por lo que no hay documentos que analicen y estudien la viabilidad de tal proyecto". Sin embargo, ahonda en que "en materia de archivos, la única documentación existente es un informe interno de la Dirección general competente en materia de justicia, y tal informe, como información auxiliar o de apoyo, no constituye en los términos de la legislación en materia de transparencia, información pública accesible, por lo que procede mantener la calificación primigenia y reiterar al (sic) inadmisión". Finalmente, completan la información con lo que sigue, sobre las tres actuaciones contempladas en tal documento interno y de lo que nada se comentó al atender nuestra consulta: la puesta en funcionamiento de la Junta de Expurgo de Documentos Judiciales, la creación del Archivo Judicial Territorial del Principado de Asturias y la posibilidad de tramitar un contrato de prestación del servicio de recogida, archivo y custodia de fondos documentales.

Extracto de las alegaciones de la Secretaría General Técnica de la Consejería de
Presidencia y Participación Ciudadana al trámite de audiencia del CTBG

A modo de conclusiones, se insiste en que "no existe por parte de esta Consejería de Presidencia y Participación Ciudadana voluntad alguna de evitar el público o particular conocimiento de la documentación", se reconoce la función que tendría el hoy inexistente Plan y se complementa la información con el estado de las actuaciones citadas.

Extracto de las alegaciones de la Secretaría General Técnica de la Consejería de
Presidencia y Participación Ciudadana al trámite de audiencia del CTBG

Desde la AAPA, consideramos que escasa confianza se puede tener en un órgano que en un primer momento niega toda información y, en cambio, muestra mayor talante comunicativo cuando el interlocutor es el CTBG, al que ofrece una información que no consideró relevante incluir en la respuesta a la consulta ciudadana y que tampoco está recogida en el Portal de Transparencia. Por este motivo, conocidas estas alegaciones, la AAPA presentó ante el CTBG sus consideraciones (pdf: 99 KB).


En enero de 2019, el CTBG resuelve DESESTIMAR nuestra reclamación dado que "no existe objeto sobre el que ejercer el derecho de acceso a la información pública regulado en LTAIBG". Acceso al texto completo de la resolución (pdf: 451 KB). Una respuesta que no nos sorprende, dado que, como venimos reclamando: en ningún extremo de la ley se obliga a documentar la acción pública en lo que se refiere a la toma de decisiones. He aquí un caso con el que corroborarlo.
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Además de discrepar con la “inadmisión” (pues entendemos que la consulta sí es jurídicamente válida y dirigida al órgano responsable, otra cuestión es que no “exista” el documento solicitado), lamentablemente, hemos confirmado, una vez más, lo que ya habíamos apuntado hace meses: la dejadez e imprevisión en la gestión de los archivos asturianos.

Desde la AAPA seguiremos insistiendo que, lejos de improvisaciones e impulsos políticos, las instituciones asturianas necesitan una verdadera estrategia de gestión de documentos que coordine y dicte directrices de actuación que garanticen que los documentos de ayuntamientos, juzgados y cualquier otra entidad pública respondan a los intereses por los que son producidos, como apoyo imprescindible para su trabajo diario y en la defensa de sus intereses, pero también como garantía de transparencia, para que las personas podamos hacer uso de ellos en el ejercicio de nuestros derechos.

También seguiremos defendiendo que es necesario que la acción pública quede debidamente documentada y que la gestión de esos documentos garantice que puedan ser prueba fehaciente de esos actos, garantía de derechos y obligaciones, e información abierta a la consulta; como expresamos en las aportaciones de la AAPA al trámite de audiencia e información pública del Proyecto de Real Decreto por el que se desarrolla la Ley 19/2013, de 9 de diciembre, de Transparencia, Acceso a la Información Pública y Buen Gobierno.

La confianza en las administraciones públicas se sustenta con información veraz y contrastable, no sobre palabras vacías. Por eso desde aquí, animamos a más organizaciones y personas a ejercer el derecho a saber y contrastar las declaraciones e informaciones publicadas por las administraciones públicas y sus representantes.

Tenemos derecho a saber y nuestros representantes públicos obligación de informarnos.

Por una acción pública más transparente y participativa ¡Seguimos!

DEJADEZ E IMPREVISIÓN EN LOS ARCHIVOS ASTURIANOS

En una misma semana, archivos municipales (1) y judiciales (2) han sido noticia en Asturias, con casi idéntico enfoque: el Gobierno del Principado tiene una solución ante la grave situación en la que se encuentran. Sin embargo, una vez más, esta solución resulta ser apagar el fuego de un incendio intencionado. Se toman medidas desesperadas de último recurso, obviamente necesarias ante la manifiesta catástrofe, pero que son fruto de la propia inoperancia de quien ahora se postula como salvador. Primero te dejo morir y en tu última exhalación, te rescato; ahora me debes la vida. Eso no es mostrar preocupación por los archivos y los documentos públicos de los asturianos y menos aún, estar cumpliendo con las obligaciones legales asignadas. Siendo benévolos, eso es simplemente salvar los muebles.

Todos coincidimos en el diagnóstico: tenemos algunas situaciones críticas y las recientes exigencias de reforma de las administraciones públicas están sacando a la luz los problemas sobre los que venimos advirtiendo hace tiempo. Poner los documentos a resguardo, rescatarlos, no es suficiente si no atajamos de raíz lo que los lleva a ese punto límite, porque en poco tiempo se reproducirá el problema. Ahora dicen en papel, pero también en electrónico.


Desde la Asociación de Archiveros del Principado de Asturias (AAPA) seguiremos insistiendo, y así lo estamos exponiendo ante diversas entidades de la región: Asturias necesita una política de gestión de documentos a nivel regional que coordine y dicte directrices de actuación que garanticen que los documentos de ayuntamientos, juzgados y cualquier otra entidad pública respondan a los intereses por los que son producidos, como apoyo imprescindible para su trabajo diario y en la defensa de sus intereses, pero también como garantía de transparencia, para que los ciudadanos puedan hacer uso de ellos en el ejercicio de sus derechos.


Existen auténticos referentes de conocimiento y buen hacer en la región. Simplemente se precisa voluntad política para liderar y afrontar el diseño de una estrategia coordinada y compartida que favorezca la construcción de un modelo de gestión de documentos que reduzca la brecha territorial, material y de experiencia, sin perder nunca la verdadera vocación de servicio a la ciudadanía.

Fátima Rodríguez Coya
Presidenta de la AAPA

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Tribuna de opinión publicada en el periódico
La Nueva España de 10 de noviembre de 2017,
en edición web e impresa (edición de Oviedo, p. 7)

(1) Archivos municipales

El Archivo Histórico acogerá el patrimonio documental de algunos ayuntamientos pequeños (La Nueva España, 8 de noviembre de 2017). "La nueva línea de actuación del Principado pretende que los concejos asturianos que no puedan mantener la fase histórica de ese patrimonio en perfecto estado y que no puedan ofrecérselo al ciudadano tengan la oportunidad de efectuar un depósito de sus fondos en el Archivo Histórico de Asturias para una mayor conservación y puesta en valor de los mismos"

A principios de este año la AAPA inició el estudio de la situación de los archivos municipales asturianos, con especial preocupación hacia los concejos de menos de 20.000 habitantes. Las reuniones mantenidas hasta la fecha con los responsables de archivos municipales y otros representantes de instituciones con competencias en el ámbito local, ponen de manifiesto una fuerte brecha en la capacidad en la prestación de servicios en materia de gestión de documentos y archivo de unos concejos a otros. En todos los casos es recurrente el mismo diagnóstico: la desasistencia y falta de coordinación desde el Gobierno del Principado de Asturias, desatendiendo plenamente a sus competencias en la materia para evitar llegar a extremos como el de Santo Adriano. Esas intervenciones de rescate in extremis, al igual que la aprobación de planes de empleo para servicios estructurales sin ningún tipo de supervisión técnica que se han concedido en el último año, no hacen sino ahondar en las desigualdades y en la exposición a negligencias en la gestión de la fe pública y la gestión del patrimonio.
   

(2) Archivos judiciales

El Principado inicia en el Palacio de Justicia de Oviedo un programa para reorganizar los archivos de los órganos judiciales (La Nueva España, 5 de noviembre de 2017).

La capacidad de los juzgados asturianos está al límite (RTPA, 11 de noviembre de 2017). "El Principado contrata a una empresa especializada para limpiar, documentar y destruir lo necesario. Ante la falta de espacio en los juzgados para guardar los miles de expedientes que se acumulan año a año, el Principado acaba de contratar a una empresa especializada. Su misión será la de limpiar, documentar y destruir lo que no sea necesario. Los expedientes anteriores a 1992 se llevarán al Archivo Histórico para así, dejar espacio y seguir acumulando. Algunos juzgados aseguran estar al límite y ya guardan carpetas hasta en los pasillos".

Un nuevo caso de intervención al límite, sin política ni planificación alguna que lo sustente: la limpieza y el desalojo de documentos parece ser la prioridad a la luz de ambas noticias. Apunta una de ellas "el Archivo Histórico ya alberga 100.000 cajas de documentación, sobre todo de procedimientos recientes, por lo que las peticiones de expedientes en préstamos son habituales." Esas no son las competencias de un archivo histórico, sino las del aún inexistente Archivo Judicial Territorial de Asturias. Hace años que la AAPA ya advirtió, con el respaldo de más asociaciones españolas, de los problemas advertidos en torno a la gestión de documentos judiciales con motivo de la promulgación de decreto de creación de la Junta de Expurgo de Documentos Judiciales de Asturias. Unas alegaciones que fueron transmitidas tanto a la Dirección General de Justicia del Principado de Asturias como al Tribunal Superior de Justicia de Asturias. En 2015, ese mismo Tribunal informó de su traslado al Consejo General del Poder Judicial (noticia AAPA).

MANIFIESTO. La AAPA no avala el Decreto 90/2013 del Gobierno de Asturias

Ante la publicación del Decreto90/2013, de 30 de octubre, por el que se crea la Junta de Expurgo de DocumentosJudiciales del Principado de Asturias, se determina su organización,composición y funcionamiento y se crea el Fondo Documental Histórico deInstituciones Judiciales del Principado de Asturias (Boletín Oficial del Principado de Asturias nº 258, de 7 de noviembre de 2013), la Asociación de Archiveros y Gestores de Documentos del Principado de Asturias (AAPA) manifiesta:

1. Su decepción ante la falta de consideración a las alegaciones presentadas a la Propuesta de Decreto expuesta a información pública por las Consejerías de Presidencia y de Educación, Cultura y Deporte del Principado de Asturias (Boletín Oficial del Principado de Asturias nº 230, de 3 de octubre 2012).

En este sentido y atendiendo a su compromiso estatutario de “formular las propuestas más convenientes en orden a una más eficaz administración de documentos y archivos, dándolas a conocer a las Administraciones, Órganos y Entidades públicas, y Organizaciones privadas que se estime oportuno”, la AAPA alegó en tiempo y forma aquellos aspectos que, desde la objetividad profesional, fueron considerados discordantes con el contexto normativo de los archivos judiciales y los fundamentos de gestión documental; sin que se haya recibido respuesta alguna a las mismas, en un ejercicio considerado por la AAPA de contundente falta de transparencia y buen gobierno.

Circunstancia esta, que nos hace poner en entredicho las motivaciones de aquella exposición a información de pública, cuando ni si quiera se ha dado cabida a la interlocución con la comunidad profesional especializada en la materia objeto de regulación, en este caso representada por la AAPA.

2. La disconformidad con el desarrollo sesgado del marco normativo regulador, cuyo referente inmediato corresponde al Real Decreto 937/2003, de 18 de julio, de Modernización de los archivos judiciales.

Puesto que acometer la constitución de una Junta de Expurgo de Documentos Judiciales sin contextualizar sus funciones en un sistema de gestión de documentos que dé sentido a sus dictámenes en el contexto de la Administración de Justicia, no hace sino limitarse a legalizar la evacuación de aquellos documentos en papel que obstruyen las juzgados y tribunales, ya sea mediante su eliminación o su transferencia al Archivo Histórico de Asturias, pero sin ninguna aportación de valor añadido al funcionamiento eficaz de las instituciones judiciales. 

3. El rechazo absoluto al uso arbitrario de los fundamentos de la ciencia Archivística para la constitución de entidades ad hoc como la creación del Fondo Documental Histórico de Instituciones Judiciales del Principado de Asturias, que no vienen sino a enturbiar la gestión de los documentos judiciales y del patrimonio histórico documental asturiano, con puntualizaciones al régimen de acceso que, de tratarse de auténtico patrimonio cultural, carecerían de sentido y deberían estar al amparo de la Ley 16/1985 del Patrimonio Histórico Español y la Ley 1/2001 del Patrimonio Cultural de Asturias.

  

4. El reconocimiento público de la necesidad de legislar y aportar soluciones que resuelvan la problemática del abandono y colapso de los archivos judiciales, pero desde una perspectiva de servicio a las instituciones y a la ciudadanía, respetando el marco regulador y los procesos de gestión documental establecidos internacionalmente, con profesionalidad,  y con un firme compromiso de responsabilidad social.

  

En definitiva la AAPA hace publico que no puede avalar bajo ningún condicionante el texto de la disposición de referencia, a la vez que manifiesta su decepción ante la toma de decisiones ajenas a la comunidad profesional, que en definitiva no hacen sino poner de manifiesto eso que tantas veces hemos oído de que la Administración no funciona. Y efectivamente no pude funcionar cuando se toman decisiones desprovistas del cualificado conocimiento necesario para hacerlo.

Expuesto todo lo anterior, la Asociación de Archiveros y Gestores de Documentos del Principado de Asturias eleva estas consideraciones a la comunidad profesional agrupada en la Coordinadora de Asociaciones de Archiveros(CAA) para que, si así lo estima oportuno, haga pública su adhesión a las mismas.

Nota. 

La CAA aprueba por unanimidad adherirse a la propuesta presentada en el plenario celebrado el día 30 de noviembre de 2013. La posición de la AAPA ha sido ratificada por la Asamblea General ordinaria celebrada el día 31 de marzo de 2014.

PREMIO ADMINISTRACIÓN JUDICIAL ELECTRÓNICA 2014 AL GOBIERNO DEL PRINCIPADO DE ASTURIAS

El Gobierno del Principado de Asturias y la Junta de Andalucía reciben  ex aequo  el premio Administración Judicial Electrónica 2014 por sus aportaciones al Grupo de Trabajo de gestión archivística otorgado por la Fundación española SOCINFO.

Desde la Asociación de Archiveros y Gestores de documentos del Principado de Asturias, felicitamos a los premiados, y especialmente a María Fátima Rodríguez Coya, Archivera en el Tribunal Superior de Justicia de Asturias, que es la representante asturiana en este Grupo de Trabajo.

El premio será entregado el día 29 de abril en Madrid durante la clausura del seminario "TIC en la Modernización de la Justicia (X)" ,